MoReq2010 Iratkezelőrendszerek moduláris követelményei. I. kötet. Alapszolgáltatások és beépülő modulok (MoReq 2010).
ELSŐ RÉSZ – FŐ FUNKCIÓK - 1. A MOREQ-RŐL ÁLTALÁBAN - 1.4. Iratkezelési alapismeretek
MoReq2010 ® – Első rész – Alapszolgáltatások és beépülő modulok v1.0 Oldal 25 / 521 Copyright © 2010 & 2011 DLM Forum Foundation, minden jog fenntartva 1.4.5. Besorolás, és aggregációba foglalás Sok más új elképzelés is van a MoReq2010®-ben. Az egyik ilyen a besorolás, és az aggregáció (csoportosítás) megkülönböztetése. Az ISO 15489 a besorolást úgy definiálja, hogy „a nyilvántartott iratok és/vagy ügykörök szisztematikus azonosítása és kategóriákba sorolása egy logikai struktúrát alkotó konvenciók, módszerek és ügyviteli szabályok szerint felépülő besorolási rendszerben” (ISO 15489-1:2001, 3.5). Míg a besorolás a nyilvántartott irat ügyintézési kontextusával, valamint az iratok és létrehozásuk ügyviteli tranzakciós eseményei közötti kapcsolatokkal foglalkozik, az aggregáció az egymással kapcsolatos nyilvántartott iratokat fogja össze. A besorolással ellentétben, az aggregációba sorolást nem csak az irat ügyintézési kontextusa, hanem bármilyen szervezeti szempont vagy kritérium szerint elvégezhetjük. Az aggregációk rétegeket alkotnak, vagyis több alacsonyabb szintű aggregáció együttesen alkothat egy magasabb szintű aggregációt. Így például egy teljes irattári terv akár egyetlen magas szintű aggregációként is felfogható. Egyes korai iratkezelési specifikációk egyesítik a besorolási sémák és az aggregációk tulajdonságait azáltal, hogy az aggregációk szintje fölé helyezik a besorolási sémát, tehát egy nyilvántartott irat az irattári tételét mindig az aggregációjától örökli. Ez a megközelítés, amint az 1i ábrán is látható, az irattári tételeket magasabb szintű aggregációkként kezeli. Az ilyen csoportosítás előnye, ha egyáltalán alkalmazható, az egyszerűségében rejlik, habár meglehetősen merev, és a valós életben nehezen használható. Az elképzelés rugalmatlansága sok esetben oda vezetett, hogy a szervezeti és a témakörönkénti elemek keveredtek a funkcionális besorolási szempontokkal, és így egy helyileg alkalmazott hibrid besorolási séma jött létre. 1i ábra – A besorolást és csoportosítást bemutató hagyományos hierarchikus modell, ahol az irattári tételek és az alsóbb szintű aggregációk egységes struktúrát alkotnak. (Ezt a megközelítést használhatja egy MCRS is, de a MoReq2010® ennél nagyobb rugalmasságot is megenged).
