MoReq2010 Iratkezelőrendszerek moduláris követelményei. I. kötet. Alapszolgáltatások és beépülő modulok (MoReq 2010).

ELSŐ RÉSZ – FŐ FUNKCIÓK - 1. A MOREQ-RŐL ÁLTALÁBAN - 1.4. Iratkezelési alapismeretek

MoReq2010

® – Első rész – Alapszolgáltatások és beépülő modulok v1.0 Oldal 19 / 521 Copyright © 2010 & 2011 DLM Forum Foundation, minden jog fenntartva A harmadik csoport, amely közvetlenül profitálhat a MoReq2010® új megközelítéséből az iratkezelési szakértők és gyakorlati iratkezelési szakemberek csoportja. A MoReq2010® arra törekszik, hogy a legfrissebb iratkezelési stratégiákat és legjobb gyakorlatokat integrálja a specifikációba. Megfigyelhető, hogy a MoReq2010® által felhasznált elképzelések, megoldások, és modellek nagyban hasonlítanak a nemzetközi szabványokhoz, illetve a vezető nemzetközi szakértők által képviselt megoldásokhoz. Ily módon, gyakorlati hasznosítása mellett a specifikáció szilárd elméleti alapokon álló képzési és oktatási anyagként is szolgál. A 2011-es év a DLM Forum® létrejöttének tizenötödik, a MoReq® születésének pedig a tizedik évfordulója. Az e jeles évfordulón útjára indított MoReq2010® , a „mintakövetelmények” új generációja, olyan új eszköz, amely nagyban hozzájárulhat az iratkezelés helyes módszerének megértéséhez, elfogadásához és használatához egész Európában és a világ más részein. 1.4. Iratkezelési alapismeretek 1.4.1. Irat és információ Minden szervezet, sőt minden ember rendelkezik nyilvántartott iratokkal, illetve kezel nyilvántartott iratokat. A nyilvántartott iratok olyan információk, amelyeket bizonyító jellegük miatt elég értékesnek tartunk azok biztonságos és hosszú távú megőrzésére. Az emberek többsége magánál tart például olyan nyilvántartott iratokat, amelyek a személyazonosságát igazolják. Ilyen lehet:  a születési anyakönyvi kivonat  az útlevél  a jogosítvány  a személyi igazolvány A fent felsorolt példákban szereplő iratok fontossága és bizonyító jellege nyilvánvaló. De nem mindig ilyen egyértelmű a helyzet. Általában nem tartunk minden birtokukban levő információt „iratnak”. Például, egy bevásárló listát nem tekintünk iratnak, de a vásárlás tényét igazoló számla, amit a vásárlás után kapunk nyilvántartott iratnak tekinthető, ha az egy személy vagy szervezet számára jelentőséggel bír. Ezt a számlát ugyanis felhasználhatjuk munkáltatói költségtérítés igénylésekor, vagy szükségünk lehet rá egy hibás termék kicserélésekor. Ezt a helyzetet illusztrálja az 1e ábra.