MoReq2010 Iratkezelőrendszerek moduláris követelményei. I. kötet. Alapszolgáltatások és beépülő modulok (MoReq 2010).

ELSŐ RÉSZ – FŐ FUNKCIÓK - 1. A MOREQ-RŐL ÁLTALÁBAN - 1.2. Cél

MoReq2010

® – Első rész – Alapszolgáltatások és beépülő modulok v1.0 Oldal 13 / 521 Copyright © 2010 & 2011 DLM Forum Foundation, minden jog fenntartva Azok számára, akik a MoReq2

®-ről szeretnének feljebb lépni a MoReq2010®-re, a MoReq Irányító Testülete a későbbiek során külön útmutatást ad ki a lefelé kompatibilitás biztosításáról. 1.2.2. Közönség A specifikáció sokféleképpen felhasználható: Szervezetek számára:  Új iratkezelő rendszer beszerzésének támpontjául  Segédeszközként szervezetek meglévő iratkezelő rendszerének újrakonfigurálásához, feladatkörük vagy a jogszabályi környezet változása esetén  Útmutatóként szervezetek meglévő iratkezelési rendszerének megfelelőség-vizsgálatához Szakértők számára:  Oktatási kurzusok referenciadokumentumaként; oktatási segédanyagok készítéséhez  Felsőoktatási intézmények tananyagához forrásként  Példaként tradicionális iratkezelési és levéltártudományi megközelítések alkalmazására modern rendszerekben Gyártók, fejlesztők számára:  Útmutatóként új iratkezelő rendszerek fejlesztéséhez  Iratkezelő rendszer más ügyviteli rendszerbe való integrálása esetén  Hiteles forrásként akkreditáló szervezetek és vállalkozások számára az alkalmazások megfelelőség-vizsgálatához Egyéni felhasználók számára:  Felhasználóközpontú és könnyen érthető forrásként az iratkezelő rendszerek működésének megértéséhez  Az összes fordítás forrásdokumentumaként  Iratkezelési fogalmakat és irányelveket tartalmazó glosszáriumként 1.2.3. Legjobb gyakorlat A MoReq2010

® a felhasználó szervezeteket arra ösztönzi, hogy a specifikációra támaszkodva egy jól kidolgozott stratégiai keretrendszerbe ágyazott átfogó iratkezelési szabályozási struktúrát alakítsanak ki. A specifikáció hasznos segédeszköz lehet az iratkezelési rendszerek automatizálása és a meglévő ügyviteli környezethez igazítása terén, de legalább ilyen fontos szerepet tölthet be a felhasználók meggyőzésében, orientálásában, az iratkezelő rendszer elfogadottságának növelésében, a vállalati információ- és iratkezelés helyes gyakorlatának elterjesztésében és a szabályozott információkezelés szükségességének hangsúlyozásában. Segítheti mind a vezető, mind a beosztott munkatársak felvilágosítását és tájékoztatását olyan kulcsfontosságú iratkezelési kérdésekről, mint az adatbiztonság, a személyes adatok védelme, az információszabadság és a közérdekű adatok nyilvánossága, de ösztönözheti a világos, egyértelmű felhsználói utasítások és minőségellenőrzési rendszerek bevezetését is. Egy jó iratkezelési rendszer implementálása előrelátó tervezést igényel. A rendszert fell kell készítenie minden olyan probléma megoldására, amely az iratkezelési folyamat során felmerülhet. Szabályzatban kell rögzíteni, hogy mely iratokat kell nyilvántartásba venni, hogyan lehet új iratot létrehozni, aktív életciklusuk folyamán az iratokhoz hogyan lehet hozzáférni, hogyan kell őket tárolni és használni, és végül, hogyan lehet őket leselejtezni, illetve megsemmisíteni. Az előrelátó tervezésnek ugyanakkor túl kell mutatnia az egyes technológiák korlátozott életciklusán, vagyis a régi és új rendszerek közötti iratmigráció kérdésére éppen olyan nagy hangsúlyt kell fektetnie, mint az éppen aktuális technológiai környezetben való megfelelő kezelésükre.