Ajánlás térképek levéltári leírásához és adatbázisban történő feldolgozásához. Levéltári Szabványügyi Bizottság, 2012. 60 oldal

ezeket konkrét publikációban, vagy adatbázisban hogyan kell megjeleníteni. Az elemcsoportok és az elemek számkódja csak a könnyebb áttekintés és hivatkozás célját szolgálja, de ez sem jelent feltétlenül követendő iránymutatást egy-egy konkrét adatbázis szerkezetére és megjelenítésére nézve. A sajátos célú egyedi adatbázisok kitöltéséhez - az adott egyes intézményeken belül - egységes útmutatót kell készíteni. A javaslat az adatbázis számára rögzítendő adatelemek (input) kialakítására, struktúrájára nézve ad szabályokat. Az adatcsere és adatmegosztás lehetősége érdekében lényeges, hogy az adatbázisok valamennyi adata, adatmezője megfeleltethető legyen valamely leírási elemnek, és ezt az adatbázis dokumentációjában is rögzíteni kell. Az Ajánlás azonban nem kezelhető egyfajta „kérdőívként”, amelynek valamennyi adatát ki kell tölteni a forrás feldolgozása során.

A Bizottság minden egyes leírási elemnél igyekezett példákkal alátámasztva pontosítani a leírás célját és jellegét. Hangsúlyozni kell azonban, hogy a példák csak szemléltetik az Ajánlás alkalmazásának lehetőségeit, de nem tekintendők kötelező kitöltési útmutatónak. A konkrét források feldolgozásához, a feldolgozás céljának és mélységének megfelelően, az Ajánlás alapján egyedi vagy általános kitöltési útmutatókat kell készíteni, és az alkalmazott útmutatót az adatbázis dokumentációjában ugyancsak fel kell tüntetni (4.1. leírási elem).

Azokat az elemeket, amelyek adatcsere esetén a rekord, illetve az alapjául szolgáló forrás azonosításához, értelmezéséhez feltétlenül szükségesek, ezért szerepeltetésük egy adott leírási szinten kötelező, félkövér dőlt betűvel emeljük ki.