Ajánlás testületi jegyzőkönyvek levéltári leírásához és adataik feldolgozásához Levéltári Szabványügyi Bizottság, 2012. 18 oldal

1. A

TESTÜLETI JEGYZŐKÖNYVET TARTALMAZÓ KÖTET(EK)/LEVÉLTÁRI EGYSÉG(EK) LEÍRÁSA

1.1. Azonosító adatelemek

1.1.1. Levéltár/őrzőhely [ISDIAH 5.1.2. ]

Céh A leírás közvetlen forrását jelentő iratot őrző levéltári intézmény vagy egyéb szerv egyértelmű azonosítása.

Magyarázat'. Az iratőrző nevét szabványos formában kell rögzíteni. Ennek megfelelően ajánlatos minden esetben az országnév, vagy szabványos országjelölő kód külön mezőben történő rögzítése, illetőleg ez - esetleg más információkkal kiegészítve - mindenképpen rögzítendő nem magyarországi intézmény esetén.

Példák:-Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Levéltára-[Levéltár/őrzőhely:] Erdélyi Unitárius Egyház Gyűjtőlevéltára és Nagykönyvtára [Telephely:] Kolozsvár

[Ország:] Románia

1.1.2. Felsőbb levéltári egység jelzete és címe

1.1.2.1 .

Jelzet[ISAD(G) 3.1.1)

1.1.2.2 Cím

(ISAD/G 3.1.2) /

Cél: A felsőbb levéltári egység (fond/állag/sorozat) jelzetének és címének megadása a többszintű leírás szabályai szerint, amelybe a leírás forrását jelentő jegyzőkönyv tartozik, olyan módon, ami lehetővé teszi a levéltári egység és iratsorozat egyértelmű azonosítását.

Magyarázat: A (levéltári) egység jelzetét szabványos formában kell rögzíteni. (A jelzet megadása természetesen több mezőre bontva is történhet.) Ha a jegyzőkönyv publikált formában létezik, az adatelem elhagyható.

Példák:- HU

BKML IV. 417. a. Bács-Bodrog Vármegye Törvényhatósági Bizottságának iratai. Közgyűlési jegyzőkönyvek, (1936) 1945-1949.- HU

BFL XXXV. 1. a. 3. A Magyar Szocialista Munkáspárt Budapesti Bizottságának iratai. A Budapesti Pártbizottság üléseinek jegyzőkönyvei, 1956-1989.- HU

BFL XVII. 1559. GYOSZ - Magyar Gyáriparosok Országos Szövetsége és tagegyesületeihez, tagvállalataihoz kiküldött budapesti igazolóbizottságok iratainak gyűjteménye.

1.1.3. A

jegyzőkönyvet tartalmazó legkisebb leírási egység azonosító adatai

1.1.3.1. Jelzet/Azonosító

[ISAD(G) 3.1.1],

1.1.3.2. Cím

(ISAD/G

3.1.2.]

1.1.3.3. Leírási

egység szintje (ISAD(G)

1.1.3.4. Keletkezési idő

Cél: A leírás közvetlen forrásául szolgáló jegyzőkönyv/irat (hanganyag, videofelvétel) egyértelmű azonosításához szükséges adatok közlése.

Magyarázat: A jegyzőkönyv/irat felsőbb levéltári egységen belüli pontos azonosítását lehetővé tevő címet, jelzetet (amennyiben rendelkezik a felsőbb egységen belül önálló jelzettel) és az iratanyag rendszerétől függően szükséges egyéb azonosítókat (pl. raktári egység száma, évfolyam, ülés száma, dátuma stb.) kell megadni. Csak az azonosítás 5