Ajánlás fondok és állagok leírásához levéltári nyilvántartó rendszerben. A 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 40. § (1)-(2) bekezdés szerinti leírások elkészítéséhez. 2018. 21 oldal
Szabály: Az iratanyag terjedelmét iratfolyóméterben és a raktári egységek száma, típusa szerint is meg kell adni a törzskönyvi nyilvántartás szabályai szerint. Darabszám szerint nyilvántartott iratanyag (pl. oklevél, térkép, terv, fotó, stb.) vagy adathordozó (pl. hangszalag, videokazetta, CD-ROM stb.) esetén a darabszámot kell megadni, emellett opcionálisan megadható az ezeket tartalmazó raktári egységek száma is. Nem papíralapú iratanyag esetén, annak típusától és feldolgozottságától függően törekedni kell egyéb jellemző terjedelmi adatok megadására: pl. hangzóanyag, mozgókép esetén a lejátszási idő. Mikrofilmek esetén a tekercs- és felvételszám, digitális másolatok esetén a felvételszám adandó meg. A nem elektronikus levéltári anyag nyilvántartására csak egyféle mértékegység használható, kerülendő a nyilvántartás duplikálódását. Azaz a darabszámban nem nyilvántartott speciális adathordozókat az iratfolyóméter terjedelembe kell beleszámítani. Elektronikus iratok esetén a digitális tárolókapacitás mértékegysége szerinti terjedelmet (megabyte, MB), valamint lehetőség szerint a fájlok számát és típusát (formátumát) kell megadni. Amennyiben az irategyüttest több fizikai adathordozón tárolják, indokolt esetben ezek száma és típusa is megadandó. 3.2 KONTEXTUSRA VONATKOZÓ ADATCSOPORT Cél: A leírási egység keletkezésére, ennek módjára, hátterére, körülményeire és összefüggéseire, felhalmozódásának, megőrzésének és levéltárba kerülésének történetére vonatkozó információk megadása. Az Iratképző(k) neve (3.2.1) és a Szervtörténet/életrajz (3.2.2.) leírási elemek névterek kezelésére és az iratanyag leírásához való kapcsolására alkalmas levéltári nyilvántartó rendszer alkalmazása esetén az ISAAR/CPF szabványnak megfelelő azonosító leírásban rögzítendők. 3.2.1 Az iratképző(k) neve Cél: A leírási egység iratképzőjének, iratképzőinek megnevezése. Alkalmazás: Fondfőcsoport Fondcsoport 1 Fondcsoport 2 Fondcsoport 3 Fondcsoport 4 Fond Állagcsoport Állag O 0 O O O KOK Szabály: 10
