ISDIAH International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings. Levéltári anyagot kezelő intézmények leírásának nemzetközi szabványa. 2008. Kézirat, 84 oldal.
5. A LEÍRÁS ELEMEI - 5.1 AZONOSÍTÁSI ADATCSOPORT - 5.3 LEÍRÁSI ADATCSOPORT - 5.3.5 Gyűjtőterületi és állománygyarapítási tevékenység
28 Coordenação do Conselho Nacional de Arquivos. Como órgãos específicos e singulares, a Coordenação de Gestão de Documentos; a Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo, integrada pela Coordenação de Documentos Escritos, pela Coordenação de Documentos Audiovisuais e Cartográficos e pela Coordenação de Preservação do Acervo; a Coordenação-Geral de Divulgação e Acesso à Informação Documental, integrada pela Coordenação de Pesquisa e Difusão Cultural e pela Coordenação de Atendimento ao Usuário; a Coordenação-Geral de Administração e a Coordenação Regional no Distrito Federal. Brazil. Arquivo Nacional Megjegyzés: For the institution Arquivo Nacional 5.3.5 Gyűjtőterületi és állománygyarapítási tevékenység Cél: Információt adni az levéltári anyagot kezelő intézmény gyűjtőterületi és állománygyarapítási tevékenységének irányvonaláról. Szabály: Rögzítsük a levéltári anyagot kezelő intézmény gyűjtőterületi és állománygyarapítási tevékenységét meghatározó elveket és szabályokat. Határozzuk meg az által befogadott anyagok körét és jellegét. Jelezzük, hogy az intézmény átadás, ajándékozás, vétel, letét formájában vesz-e át anyagokat. Amennyiben az intézmény aktív felkutató és/vagy iratmentő munkát is folytat, ezt is közöljük. Példák: A MOL iratanyagát illetékességi iratátvétellel és gyűjtéssel (vásárlással, ajándékozással) gyarapítja. A MOL az illetékességi körébe tartozó szervek iratanyagát értékeli, majd a maradandó értékűnek ítélt iratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezés évétől számított tizenöt év végéig rendezetten, selejtezetten, jegyzékkel ellátva, átadásátvételi jegyzőkönyv szerint veszi át. Az átvétel a MOL telephelyén történik. Szintén illetékességből más levéltártól is vehet át iratokat, amennyiben az eredetileg más levéltár anyagába tartozott. Ezzel párhuzamosan a levéltár illetékességből át is adhat iratokat más levéltárnak, ebben az esetben az átadott iratokról mikrofilmmásolatot kell készíteni. A Magyar Országos Levéltár központi általános levéltár. Illetékességi körébe tartozik a köztársasági elnöknek és hivatalának, az Országgyűlésnek és hivatalának, továbbá az országgyűlési biztosok hivatalainak, az Alkotmánybíróságnak, az Ltv. 19. § (2) bekezdésében meghatározott kivétellel a központi államigazgatási szerveknek (a miniszterelnöknek és hivatalának, a minisztériumoknak, az autonóm államigazgatási szerveknek, a kormányhivataloknak, a központi hivataloknak és a rendvédelmi szervek országos parancsnokságainak), a polgári nemzetbiztonsági szolgálatoknak, valamint - a központi államigazgatási szervek területi szervei, a rendőrség, a határőrség, a polgári védelem, a vám- és pénzügyőrség, továbbá az állami és hivatásos önkormányzati tűzoltóság területi és helyi szervei és a büntetés-végrehajtási szervezet kivételével - a központi államigazgatási szervek közvetlen felügyelete és irányítása alatt működő egyéb állami szerveknek, a Legfelsőbb Bíróságnak, a Legfőbb Ügyészségnek, az Állami Számvevőszéknek és a Magyar Nemzeti Banknak, valamint mindezen szervek jogelődeinek levéltári anyaga, továbbá minden, levéltárral nem rendelkező országos köztestület és közalapítvány levéltári anyaga. Feltárja, nyilvántartja és gyűjti (másolatban beszerzi vagy megvásárolja) a magyar vonatkozású külföldi levéltári anyagot. Az iratok vásárlásának célja a levéltári iratanyag forrásértékének gazdagítása. Ebben az esetben az eladó nyilatkozatot köteles tenni arról, hogy az eladott levéltári anyag az ő tulajdona. Ha a vételre felkínált iratok értéke a 60.000 Ft-ot meghaladja az értékelést szakértői bizottság végzi. A külföldi magyar vonatkozású anyag gyűjtése másolatban és hivatkozással is történhet (A levéltár nyilvántartást vezet a magyar vonatkozású külföldi anyagokról.) Az ajándékozás során szintén iratértékelés történik. Az ajándékozásról ajándékozási nyilatkozat készül, az iratok átvételéről pedig a levéltár elismervényt ad. A levéltári anyag átvételének speciális esete a letét. Letétet a Levéltár csak letéti szerződés alapján vehet át, amelyben szerepel az irat tulajdonosának adatain kívül a levéltári anyag tartalma, fizikai leírása, valamint az iratok őrzésének, kutatásának és reprodukálásának feltételei, ugyanis mind az ajándékozási mind a letéti szerződéssel átvett iratok esetében a levéltári törvény alapján az iratokhoz való hozzáférést az ajándékozó, illetőleg a letétbe adó meghatározott időtartamra korlátozhatja. Az Országos Levéltár esetében letét legalább 25 évi, legfeljebb 50 éves megőrzésre vehető át. A letétbe helyezett levéltári anyagot a Levéltár úgy őrzi és kezeli, mint az őrizetében levő egyéb levéltári anyagot. A letétként őrzött iratokban azonban konzerválási, restaurálási munkákat csak a letevővel való megállapodás alapján végezhet. Levéltári anyag átvételéről bizonyos esetekben a Levéltárat felügyelő miniszter rendelkezik. A miniszter külön intézkedésével a Levéltár őrizetébe utalt levéltári anyagot mindaddig átmeneti anyagnak kell tekinteni, amíg az valamely levéltár végleges őrizetébe nem kerül.
