Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Középfok (1952-1953)
5. Fára József: A magyar iratselejtezés
hogy a selejtezési felelőst támogassa a selejtezés irányításában, ellenőrzésében; a selejtezést végző dolgozók kijelölésében* A kis létszájau szerveknél, ahol bizottság nen alakitható. ott a nuhkát teljesen a selejtezési felelősre hárítja az utasítás. Mind az -egyik, mind a másik esetben előírja az utasitás azt, hogy a levéltári t szervezetet a selejtezési nunkálatok' irányításába- azoknak levéltári • szempontból való ellenőrzésébe be kell vonni, A múlttal szénben ez az igen fontos körülnény is jellenzi a nostani selejtezést, •Előírja az utasitás továbbá a selejtezés ellenőrzését is. E szerint a selejtezési nunkálatok befejezésével a kiselejtezésre kiválogatott iratokat ellenőrizni kell abból a szempontból, hogy nem kerültek-e ezek közé olyan iratok, amelyeknek további megőrzése szükséges. Ebben az ellenőrzési munkában a levéltár kiküldöttjének is részt kell vennie, s a selejtezési munkálat csak akkor tekinthető befejezettnek, ha a levéltár ezt az ellenőrzést elvégezte és ennek megtörténtét aláírásával igazolja, Az utasitás további részleteiben a rendelet egyes szakaszaiban foglalt intézkedések végrehajt.ásóval foglalkozik, ezekre a későbbiekben részletesen fogunk kitérni. Az utasításnak a selejtezés munkájában fontos szerepet betöltő melléklete az a jegyzék, amelyet általánosságban ügykörjegyzéknek nevesünk. Az ügykörjegyzék a rendelet értelmében ügykörönként részletesen felsorolva tartalmazza az illető szakminisztérium és a felügyelete alá' tartozó szervek ügyintézéséhez tartozó ügyeket, az azokra vonatkozóan megállapított őrzési időtartam jelzésével együtt, illetőleg azt, hogy mely ügyek nem selejtezhetők ki, Összeállítása a szakminisztérium és a kösoktatásügyi minisztérium együttes munkáját teszi kívánatosság sőt szükségessé, hogy az ügykörjegyzék összeállításánál mind a szakmai., mind pedig a levéltári szempontok tekintetbe vétessenek. Rendeltetésénél fogva kettős, célt hivatott szolgák.kp. az egyik? irányítást adni az ügyintéző szervnek az őrzési idő megállapításához és feljegyzéséhez, a másik: segítségével messzemenően támogatni a selejtezőket az egyes iratoknak selejtezés szempontjából történő értékelésében,'/ ' .. ' " ' -k, . Az ügykör jegy zékek összeállításánál az egyes minisztériumok nem követének egységes módszert. Szerkezetüket 'tekintve vannak olyan ügykörjegyzékek, amelyek az ügyiratokat: a•címszavak- betűrendjében, tárgyi csoportosítás- tekintetbe vétele nélkül sorolja fel ós megállapítja minden egyesről az őrzési időtartamot, illetőleg azt, hogy az ügy nem selejtezhető. Egy másik féleség a minden szervnél egyaránt, jelentkező ügyeket külön csoportosítja, a címszavakat ugyancsak betűsorba foglalva. Pl a külön veszi egy csoportba a személyzetig külön a költségvetési, külön az egyéb ügyeket, stb, .á' v
