Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Középfok (1952-1953)
1. Wellmann Imre: Iratok és iratfajták
értékűvé, befő jéozetté, bizonyító, erejűvé. A beérkezett irat és .az • elintézésiogelmazvány; között helyezkedik el. ez, akták harmadik faj tájai a belső s _ügyviteli "iro.t % Ez az, amely a beérkezés tői _ ez elintézésig terjedő távolságot' áthidal ja* Kezdetleges fokon ilyen belső ügyviteli irat egyáltalán nem is jön létre5 amint azonban az ügyintézés rendszeresebbé, ' sza bályozqtt.abbá válik éppen az ugymc.net zavartalan,- zökkenőmentes folyamatosságának biztosítása érdekében különféle belső ügyviteli iratok keletkeznek*: A fontosabbak közül időben legelsőnek 0 tanácsikiési jegyzőkönyv /pro« tocollun sessionale/ jelentkezik, a. kollegiális' berendezésű he tó Ságoknál* Minden tanácsülésről külön jegyzőkönyv készül, elül a tanácsülés idejének feltüntetésével s az ülésen jelenlevők felsorolásávalj noejd a hal hasábban e tárgyelásba vett beérkezett íratok tártaImi'kivonóta 4 s mellettük a jobb haáábhamr*tanácsnak az elintézést illető határoz-, ta következik; Széket a jegyzőkönyveket azután időrendben hatalmas kötetekbe kötötték*/ -g- k . é e ... e e í : : ' Nagyjából a tanácsülési jegyzőkönyvnek egy-egy ügyre, vonatkozó bejegyzését foglalja magában 8 vdeményiv /phylera votorum^ phylera refeá?a'daÍÍs/». A. vélemónyiv általakon akkor lép felj midőn áttérnek az ügyirat- rendszerre;* tehát az égy ügynek egy fázisára vonatkozó bejér' keze bt 'iratot és elintézésiogelmozványt már nem tartják külön,/ hanem együttesen kezelik* A. yéleményiven rendszerint a következők olvashat ók 1 áz -akta . sorszáma vagy iktatószáma; a bal hasábban a beérkezett irat .. tartalmi kivonata^ ennek utolsó sorával egy magaságben kezdve * 0 -jobb hasábban ez elintézésre vona tko.zó. javaslat illetve határoz a t „az előedó eiáiré.sável|_ fölötte 0 beérkezett irat kelte és .beérkezési idejéé a tanácsülés* napja,, melyen ez ügy tárgyelásra, került-, a- kiadványczás és az elküldés .ideje* továbbá /-le gtöbbsfcör a. hátlapon/ a referens neve* : A. véleményiynek a- kutatás szempontjából az a. jelentősége, hogy a tártaiéi kivonat és-, öz elintézés lényegeitek összefoglalása, rév'éri 00 leggyorsabb tájékoztatást ad a:«g; ügy mibenlétéről, . Abban ez időben^ amikor* az.ügyirat- szerű kezelés divetbajött, jelentkezett a belső ügyviteli iratoknak egy harmadik fejtájaj a boritóiv. /pallium/* Sz • tulaj dónké j '••• az ügyiratba t ar 10 z ó - be érk'e z e 11 irat, meiiékiotek* elintézés fogalmaz vény'. és esetleges vélemónyiv egybef ogázára, összetartására szolgál ottf ahol nem a froktur-ke.zelés van szökésben /utóbbi esetben ugyanis maga a kettőbe hajtott iv egybefogja az ügyirat tartozékait/; amióta az elintézésiogalmczvány egész ives előadó íven készül* ilyen külön 'boritóivre nincs szükség* A pa'llium*. kifejlesztett alakjában, nemesek - az TsBa szómát ^tűnte ti "fel,' hanem a beérkezett irat keltetj beérkezési idejét, rövid tartalmát is; sőt gyakran olvasható rajta az előedó nevo, ez elintézés idejo; esetleg az irattári mut tó szamára^kivetett cimszekvek is* Ilyen esetbon már a boritó is megadja a--kutatónak legelső tájékoztatást* Nagyjából. a vélomVnyi.v és ez ügy-' dratrendszer bevezetésével egyidőre - esik ez iktatás elterjedése, tehát az a gyakorlat, hogy go beérkezett .iratoké t $ nagyjából beérkezésük' "sorrendjében évenként újra kezdődő iktatószámokkal látják el* Ez a gyakorlat égy. további belső ügyvitel: e. irat, az - iktatókönyv kialakulására vezet. Az iktatóköiryv /protöeollum exhibito.rum/ évenkint ez 'iktató's'zámok sorrendjében rendszerint a következőket adja meg: Az iktatószám után •a beérkezett irot keltét "ós beiktatási idejét-, esetleg eredeti számát /idegen szám/ is; az esetleges elő-és, utóirat^számét; áz. ügy rövid . tárgyát; az előadó nevét; a taná©sülesnek melyen ez ügy tárgyalásra került, dátumát; az elintézés lényegét az elintézés keltét; esetleg az elküldés vagy irattérbe helyezés idejét. Az iktatókönyv tehát
