Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Alsófok (1952-1953)
4. Bakács István: A levéltári rendezés
EIŐJBÍ sl&adáaunfcban r.i:ír részletesen f,©&lalkoztuak * a hivnialszervok iratkezolésíSbon a XVIII. szájsad végén érvényre juta tárgyi elvvel* a foglalkoztunk a nagáalevéltárnk térjél csoportosításon alapuld rendezésével Is 0 Mit jelent ennek as$ elunok érvényre futása rendezés tek során?.alanti azt. hogy ha nz eredeti 3C;?bakonyv<3ic ol is vésztők* f^"-e/iy kútfőnek* teteinek* na,jánlevél tárak esetében o,*y-erpr soriniuianak* fasoicroJLusnak táry*yi kiclcrcséso ás szövegben vnlo ro^zitéso tájékoztatást nyújt a kutatónak, ho#y kutatási Irányának ue^felélő iratokat n szébanfor^'j kűtfő* tetei * aeriniun* fnsoiculus tartaloaz«* nvngy nert. A ninisz toriul tételinjstroaofc - nnelyeket tíz iktató— . hivatalok használtak. — tájákoztatnak bennünket ? azonban esőket is ki ksll bővítenünk. Uintho/cy a segédletkészítés nédozntnival külön előaőás keretében foglalkozunk* nőst csak nnnnfc a ténynek rögzítésével tlégedUnk jne£* fcofty abban az esetben is* ha segédletek non állnak rendelkezésünkre* nz Iratanyagot eredeti jelzetrendjébe állítjuk viszssa* nert ejjy tétellnjstrom va^y áttekintő í<6^a|fc elkészitéso sokkal kisebb fáradság 3 ésszerűbb trunka* taint az e^ész iratanyagnak átrendezése s mint mondottuk* a hivatalszervnck törtenetére* a or^;:ánlevéltár kialakulására* stb. vonatkozó* adatok. - csak i^y biztosíthatok a Icatatás szájára. » A rendezés kapcsán keli azonban az Iratokat ssáVah&vcnnunk 0 ügyelnünk ksll orra ia* ho^y n segédkönyvek bejegyzései helyt állék-c. Teraészet esen akkor f nnikor az iratanyagot nen ömlesztett állapotban vesszUk t p az iratoknak iktatéazáorél ifctatészáísra valé száobavátele fölösleges. Ha azonban ömlesztett állapotban vesszük át az iratanyagot, • x$Xtehetőlc& erősen neshiányosultan*. & darabszam-özácibnvétel elke•ilíiietetlen. A lajstromozott Iratanyagnál n hiányodat akár a Xnjotreo**flyvben tüntetjük fel* nkáV^pedifl külön hiányjefíyzéfcet készítőnk, fenaészetesca u^yansz na eljárás az iktatd könyvnél is, naonnyibea dnrnbonkint száobavesssük nz iratokat. A ttásik kérdés a segédkönyvek helyesbítésének kérdése. (PorraészstszerttÍM eszel igen óvatosan kell bánnunk* ár* kétségtelen* hogyha pi e e#yuto— va-sy előirat szánn tévesen-van bevés etyo az iktató*-, vagy pedig • eorfcSnyvbo* s a helyes számot sikerttX ne,•állapitanunk* akkor az iktató*—* V&gy a sorkönyv bejegyzését helyesbíteni ncracsak lehet* hanen kell is. Ilyen helyesbítést ternészoteson. eiás - tehát ncni olő- és utéiaratscáaira vonatkozó - esetben Is végezhetünk. BiŐfordui az az eset is* hogy Ktszélan? tmd®m£$$ iktatáson keresztulesent Iratanyagot vessünk át* de ooakiiaaar kitűnik* ht^m az iktatás az Iratképső szerv keretébon oe^lehetősen pongyolán történt* Kz leül8tóaen e/jy vállalat* üzers* stbp Iratkezelésénél fordul cl#o Ha azután ilyen esetben az iktntékönyvok 13 hiányosan áliíir^k rendéIküZQSiSnkro* akkor az Iktatéfcöny/ek fi^yelaon kivül hagyásával olvéftczhotjUk az lxat csoport oknak tárgyi kíelemzéa aiapjr^i tcírténS átcsoportosítását. Ez az eset különösen akkor áll eld% ha non szakértő végezte az iktatás* az iratoknak w kutfokbe w - azaz tárgyi csoportokba - vaié besorolását s az iktatás nm előre meghatározott tervs2erllség^Gl, hanem ift* g bb az iktaté egyéni hajlacmi alapján történt* vagyis az eredeti follitási rend nea a hivatalszcrv strüícfcurália ^elépitósere* le^xelj«bb az iktaté.: egyéni hajlamaira szolgáltathat ndatokat.