Levéltári szakmai továbbképző tanfolyam előadásai (1952)

6. Wiszniewski, Franz: Egy üzemi levéltár megszervezése

solták. Ebbe a csoportba tartoznak bankokkal. Tarosokkal, állami hatóságokkal és külföldi megrendelőkkel folytatott levelezések. d/ Ajánlatos egy-egy példányt a levéltárban megőrizni minden az üzem által előállított nyomtatvány

ból, tehát körlevelekből, emlékiratokból, almanachokbói, katalógusokból. üzemi újságokból. Ezenfelül azonban az üzemen kívül előállított, de az üzemre vonatkozó nyomtatott anyag pl. ujságkivágatok gyűjteménye jelentősen hozzájárul az üzem jelentőségének felismeréséhez. Becsesek a fényképfelvételek, ezek negativjai, filmek, mikrofelvételek és képek, valamint faliújságok. 2. Mikor kell az iratokat az üzemi levéltárban elhelyezni? Elvileg akkor, amikor az üzleti év lezártnak tekinthető, illetőleg az ügy tökéletes elintézést nyert. Meggondolandó azonban, nem kell-e az elintézett ügydarabokat félévenkint átadni az üzemi levéltárnak azért, hogy a levéltárosnak elegendő ideje legyen az iratanyag alapos rendezésére. Az 1945. után megalakított állami trösztöknél, az állami üzemeknél és birtokoknál kevés régi anyag található. Ha azonban mégis volna 1945. előtti időből származó iratanyag, akkor azt is rendezni,.regisztrálni kell, és az képezi az alapját az újonnan felállítandó üzemi levéltárnak. Az ügydarabok, illetőleg az üzleti papírok őrzési ideje a kereskedelmi törvénykönyv 44. §-a szerint lű év. A legtöbb üzemben a régi és elintézett ügyeket ugy zárják le, hogy csak a folyó üzleti év anyaga marad az irodák kezelésében. Ennél az eljárásnál fennforog az a veszély, .hogy

a

lezárt évfolyamokat magukra hagyják és a/por," piszok, nedvesség és más kedvezőtlen befoxyások romboló hatásának teszik ki. Ezt a veszélyt az üzemi leiéltárnak-azzal kell elhárítania hogy a lezárt iratanyagot a levéltárba átveszi. Gyakorlatilag előnyösen bevált az az eljárás, hogy a megőrzésre érdemes iratot még mielőtt az ügyet magát lezárnák* az igazgató, az ^ osztályvezető, á referensek, vágy más szakemberek azonnal "levéltár" jelzéssel látják el. Ezáltal az anyagnak az üzemi levéltárban történő beosztásakor elkerülhetők a hibák és az ilyen jelzés az üzemilevéltár selejtezési munkáját lényegesen megkönnyíti. A levéltár részére történő végleges átvételnél az iratokat a vállalatvezetőség vagy az osztályvezető felügyelete mellett az üzemi levéltárossal együttalaposan át kell nézni' és az értéktelen anyagot ki kell selejtezni. Ennél a munkánál igen hasznos az üzemi levéltárnak szánt iratokon az üzleti év kezdetekor meginditott élőmunka, az előzetes selejtezés, az előjegyzések és jelzések. Különböző üzemeket különleges szerkezetük arra kényszerit, hogy .a régebbi évjáratokat vagy egyes-ügyiratokat csak hosszabb idő eltelte után adják át a levéltárnak. Ilyen esetben az üzemi levéltárost erről értesíteni kell. Az üzemi levéltáros ilyen esetben az illető osztálytól két példányban kiállított jegyzéket kér a visszatartott iratokról. Ez tájékoztatja az iratok tartalmáról és lelőhelyéről. Nem az átvétel időpontja a döntő, hanem az. hogy fontos iratokat a pusztulás vagy szétrongyolódás elől megmentsünk. LOK-11.-356-52-12.