Levéltári szakmai továbbképző tanfolyam előadásai (1952)

4. Bakács István: Levéltári rendezések

iratcsoportban is előfordulhatnak. Ennek ellenére az eredeti jelzet: lett légyen az tétel vagy fasoioulus. ladula stb. megtartása s azok szerint az iratok osoportositása a legcélravezetőbb s a regisztratura elvnek megfelelő munka s a tétellajstromok és áttekintő jegyzékek elkészítése sem kivan különösebb fáradtságot igénylő munkát. Mert ha egyszer megállapítottuk, hogy az illető tétel vagy tárgyi osoport mire vonatkozik, akkor szükségtelen az iratoknak egyenkint! átvizsgálása. Kétségtelenül ajánlatos, hogy a tétellajstromok és áttekintő jegyzékek készítésénél ne elégedjünk meg semmitmondó helységnevekkel, hanem iparkodjunk közelebbi tárgymeghatározást adni. Ennek a közelebbi képnek mélységét azonban nagyban befolyásolják az idő és munkaerőkörülmények, lm le kell szögeznünk, hogy nem szabad összetévesztenünk a tétellajstromot és áttekintő jegyzéket a tematikai feltárással, az egyedi ügyek ismertetésével, mert ez már túlnőne a rendezéssel kapcsolatos segédletkészitési feladatokon. Az ilyen tétellajstromok és áttekintőjegyzékek egyébként az ismertetőleltár tárgyrovatának kitöltéséhez elsőrangú adatokat nyújtanak. Meg kell jegyeznünk, hogy az egyes kútfők, tételek az ügykezelés kapósán évről-évre változhattak, tehát mindig más és más tárgyi csoportot jelentettek, é igy erre mindig figyelemmel kell lennünk. Hasonlóképen ügyelnünk kell arra is, hogy a segédkönyvek bejegyzései helytállóak-e. Természetesen akkor, amikor az iratanyagot nem ömlesztett állapotban vesszük át, az iratoknak iktatészámről-iktatőszámra való számbavétele felesleges munka s igy ezt osak akkor hajtják végre, ha ömlesztett állapotban vesszük át az anyagot. Ilyen esetben, ha egy utóirat száma tévesen van bevezetve az iktató vagy sorkönyvbe s sikerül a helyes számot megállapítanunk, akkor az iktató vagy sorkönyv bejegyzését helyesbíteni nemosak lehet, hanem szükséges is. Ilyen helyesbítést hasonló, adott esetben mindig elvégezhetjük. Sokszor előfordul, hogy látszólag rendszeres iktatáson keresztülment iratanyagot veszünk át, de csakhamar kitűnik, hogy az iktatás meglehetősen pongyolán történt. Ez különösen egy vállalat, üzem vagy magános irattáránál fordul elő. Ha azután ilyen esetben még az iktatókönyvek is hiányosan állanak rendelkezésünkre, akkor legcélszerűbb eljárás az iktatókönyvek figyelmen kivül való hagyásával maguknak az iratoknak, illetőleg Lok. 52-10.422/vsné. Szakmai továbbképzés.