Levéltári szakmai továbbképző tanfolyam előadásai (1952)

6. Wiszniewski, Franz: Egy üzemi levéltár megszervezése

- 30 6, §. 1. Az üzemi levéltáros dönt afölött, hogy mi levéltárérett. Az levéltári ^szempontból figyelemreméltónak látszó iratok az Igazgatók, osztályvezetők, előadók és ügykezelők által már a folyó ügykezelésben "levéltár".' jelzéssel látandók el

c 2. Az üzemi levéltárosnak a levéltár állagát az Irányelvek szerint kell gondosan rendeznie és bejegyeznie. Az üzemi levéltáros az üzem irattárával .és egyes osztályaival egyetértésben félévenként veszi át a lezárt és az ügyvitelhez már nem szükséges iratokat. 3. Az üzem egyes osztályai a lezárt és már nem szükséges, levéltárérett iratokat két példányban kiállított iratjegyzék alapján adjak le az üzemi levéltárnak. A növedéki naplóba való bejegyzés utan minden iratot levéltári növedéki számmal látnak el, mely az iraton magán van feltüntetve és az átadási jegyzéken, melyet az illetékes osztály visszakap, ugyancsak szerepel. 4. A növedéki napló folyószámozással van ellátva. A folyó beérke- • zési szám egyben ideiglenes levéltári beérkezési számul is szolgál. A beérkezési könyvbe a következő adatok vezetendők be: 1. folyószám, 2; átadás kelte, , . 3; irat tartalma, 4. évkor, 5; az irat ideiglenes helye, 6; osztály /íratleadó szerv/, 7. végleges levéltári szám. 5. Minden osztály számot, vagy betűt kap, mely alatt az üzemi levéltárban szerepel, 6. A rendezésnél a proveniencia elve alkalmazandó, vagyis az iratok lényegében abban az összetételben maradnak, amelyben az üzem ügymenetében keletkeztek, 7. Minden irat tárolható állapotba hozandó. Az iratokon fel kell tüntetni az osztály nevét, az ügyszámot, az évkort ós a tartalom rövid összefoglalását. Minden irat, minden iratrendező vagy gyorsfűző egyenkint számozandó* Az osztályok szerint rendezett iratok időrendi sorrendben rakandók le, osztályonkénti folyószámmal ellátva, A végleges levéltári szám. a növedéki naplóba' bevezetendő. 8„ A nagyobb főfoglalkozású levéltáros által vezetett üzemi levéltárakban felfektetendő mutatókönyvek az üzemi levéltárban tartósan megőrzendő iratok jegyzékét tartalmazzák,, Mutatókönyveket vagy az egész állományra vonatkozólag, vagy nedig minden egyes osztályra külön fektetnek fel. Ezeket mindig a pillanatnyi helyzetet állandóan tükrözően kell vezetni. A bevezetéseknél a következők tartandók szem előtt: li Folyószám /egyben végleges levéltári szám/ 2. régi ügyszám/ 7 c