9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

„b" helyek ezen több példányos iratokat csak addig őrzik, amíg azt a saját ügyvitelük szükségessé teszi, azt követően szabályszerű eljárás során selejtezhetik. Az irattári tervnél figyelembe kellett venni az iratok hatályának időtartamára vonatkozó jogszabályokat. A pénzügyi, munkaügyi és a személyzeti iratok kötelező őrzési idejére a szaktárcák rendszeresen adtak utasításokat. Az egyéb iratok esetében a szerv illetékesei, ismerve sajátos tevékenységüket tudták csak meghatározni, hogy az irat ügyviteli értéke meddig él. A történeti értékű iratok körének meghatározásához az illetékes levéltár véleményét, s esetleg előzetes szaktanácsát kellett kérni. Mind az ügykörökre épülő, mind a szervezeti egységekre épülő irattári terveknél alapvető szempont volt, a tényleges ügykörök pontos tisztázása, és a változások átvezetése. Egyegy megszűnt ügykör tételszámát nem volt szabad egy új ügykörre felhasználni, mivel ez a későbbiekben komoly kavarodást okozhatott. Számítva az ügykörök bővülésére, célszerű volt egy-egy témakör után szabad tételszámoknak helyet hagyni. Amennyiben az iktatóhelyek számában változás történt, úgy ezt az iratkezelés rendjéért felelős vezető köteles volt az irattári tervbe, mint módosítást bevezetni, és ezt valamennyi iratkezelőhöz eljuttatni. Irattári tételszámok törlése, vagy új alkalmazása esetén előzetesen ki kellett kérni az illetékes levéltár véleményét. A tvr. iratkezelési szabályzatok kötelezővé tétele mellett az iratkezelés levéltár által történő ellenőrzését is elrendelte. A rendelet kimondta, hogy a szerv iratainak átvételére rendeltetésszerűen jogosult (a továbbiakban illetékes) levéltár az iratkezelési szabályzat alapján ellenőrzi a szerv iratkezelésének rendjét, iratainak védelmét és az irattári selejtezést. Az iratkezelés rendjének ellenőrzéséről a levéltár előzetesen írásban értesítette az ellenőrzendő szerv vezetőjét. Az ellenőrzés kiterjedt: - az iratkezelés folyamatára, különösen arra, hogy biztosított-e történeti értékű iratok fennmaradása, - az irattárra, - az iratkezelés megfelelő ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek vizsgálatára. A levéltár az ellenőrzés során tapasztaltakról két példányban jegyzőkönyvet vett fel, melyben tételesen értékelte az iratkezelés, irattározás gyakorlatát, és javaslatot tett az esetleges hibák kijavítására. Az ellenőrzés tapasztalatait tartalmazó jegyzőkönyv egy példányát megküldte az illetékes szerv vezetőjének. Amennyiben a szerv vezetője a megadott határidő-