9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

Irattári anyag: a szerv működése során keletkezett, rendeltetésszerűen annak irattárába tartozó irat. Iratkezelési szabályzat: utasítás, mely szabályozza az iratok, a bármely technikai eljárással készült kép- és hangfelvételek, a gépi adatfeldolgozás során keletkezett adathordozók biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel való ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő adását. Irattári terv: jegyzék, mely rendszerbe foglalja azokat az irattári tételeket (tárgyi csoportokat), melyek szerint a szerv az iratait csoportosítja. Az irattári tételeket a szerv ügykörének és szervezetének figyelembevételével alakítja ki. Meghatározza, melyek iratai nem selejtezhetők, illetve hogy mikor adandók levéltárba, valamint azt, hogy mely tételek, és hány év után selejtezhetők. A tvr a hatálya alá tartozó szervek számára a levéltári anyag védelme és a hozzájuk fűződő ügyviteli és levéltári érdek biztosítása végett elrendelte az iratkezelés célszerű rendszerének kialakítását. Az iratkezelés szabályozásának elveit a hivatkozott kormányrendelet „Irányelvek és iratkezelés szabályozásához" című melléklete tartalmazta. A rendelet előírta, hogy a szerv köteles iratkezelésének és irattárának irányítására és ellenőrzésére egy vezető állású személyt megbízni, az irattárosi feladatok ellátására pedig irattárost alkalmazni. Országos, megyei, vagy közvetlen felügyelete alatt álló szervnél irattáros munkakört csak középiskolai végzettséggel és irattárosi képesítéssel rendelkező személy tölthet be. A szerv vezetője köteles az iratkezeléshez szükséges személyi és tárgyi feltételeket biztosítani (pl. íróanyag, íróeszköz, irattároló anyag), valamint tűz, víz, növényi és állati kártevők ellen védett irattárat fenntartani, valamint betartani az iratkezelésre vonatkozó érvényes jogszabályokat. A kormányrendelet elrendelte az iratkezelési szabályzatok kiadását, 1972. január 1-jei, módosított határidővel. Szabályzatot minden esetben csak a kulturális tárca egyetértésével adhatott ki az illetékes szakminisztérium, vagy az országos hatáskörű szerv vezetője. A kormányrendelet ezen szerveket a felügyeletük alá tartozók számára minta-iratkezelési szabályzatok kiadására is kötelezte. A mintaszabályzat alapján az illető szerv köteles volt elkészíteni saját szabályzatát. A kormányrendelet meghatározása szerint az iratkezelési szabályzat célja a korszerű ügyvitel igényeihez igazodó, azt minél inkább segítő iratkezelési rendszer kiválasztása volt, mely biztosította az iratokban történő egyszerűbb és gyorsabb eligazodást, a visszakereshető-