9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 7. Iratkezelési reformok 1945 után

ták el a feladatokat, ahol szakigazgatási szervenként külön-külön nyilvántartó könyvbe iktatták az iratokat. A községek iratkezelése is centrális volt. A második fejezet tárgyalta a küldemények átvételét, bontásával kapcsolatos szabályokat. A harmadik fejezet szabályozta az iratok nyilvántartásba vételét (ezen belül foglalkozott a számkeretek kialakításával), a nyilvántartási bélyegző és az iktatókönyv rovataival, az ügyiratok csatolásával és mutatózással. A negyedik fejezet ismertette az elintézés tervezésével, a tisztázattal, a kiadmányozással kapcsolatos teendőket, továbbá a küldemények továbbításának szabályait. Az ötödik fejezet az irattározás feladatait foglalta össze. Bizonyos hatással volt az egyes szervek iratkezelési rendszerének újjáalakítására az iratok védelméről és selejtezéséről szóló 45/1958.(VII.30.) Korm. sz. rendelet, amely előírta, hogy az állami hatóságok és hivatalok, intézetek, intézmények, valamint a vállalatok és egyéb gazdálkodó szervek a működésük során keletkezett vagy birtokukba jutott iratok őrzéséről és selejtezéséről kötelesek gondoskodni és ennek részletes szabályozását a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben az illetékes miniszter, illetve az országos hatáskörű szerv vezetője tartozik meghatározni. Valójában azonban az országos főhatóságok és a felügyeletük alá tartozó szervek többsége a fent ismertetett tanácsi minta-iratkezelési szabályzatot vette alapul a saját iratkezelési rendszerének szabályozásánál. így általában visszatértek a naplószerű iktatáshoz és a mutatózáshoz. A csoportszámos rendszer idején követett gyakorlatot fenntartva azonban az egyes ügyeket sorszámozták és azok részeit, az egyes iratváltásokat alszámokon tartották nyilván. A többfordulós ügyek gyakorisága miatt egyes intézményeknél a négy alszámos iktatás mellett bevezették a nyolc alszámos iktatást. Olyan ügykörök esetében, amelyekben több egyfordulós ügyirat keletkezett (pl. jelentések és azok jóváhagyása), bevezették a gyűjtőszámos iktatását. Több szervnél az évenként ismétlődően jelentkező ügyeket (pl. éves terv, költségvetés, beszámoló) fenntartott számon, azaz minden évben ugyanazon számon iktatták. (A rendelkezés egyéb vonatkozásaira a levéltártörténeti részben még visszatérünk.) A kormányrendeletnek a tanácsokra vonatkozó végrehajtási szabályait az 1/1960. (TK 10.) KE sz. utasítás fogalmazta meg. Az utasítás 3. §-a kimondta, hogy az ügyintézés, illetőleg az iratmegőrzés céljából az ügyiratokat a minta-szabályzat szerint kell nyilvántartásba venni. Az utasítás jelentősége tehát egyrészt abban áll, hogy megjelent az iratvédelem, mint iratkezelési szempont, másrészt abban, hogy előírta a levéltáraknak, mint szakintézményeknek a közreműködését a selejtezési eljárás során, ezzel megtéve az első lépést az ügyviteli és