9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 7. Iratkezelési reformok 1945 után

Országos szervnél (minisztériumnál) az 191 l-es szám jelentette a sport ügyeket, tehát ez került rá az ilyen tárgyú iratokra, így: 1911-1 Nemzeti Sportcsarnok létesítése, 1911-2 országos labdarúgó bajnokság szervezése, 1911-3 részvétel a római spartakiádon stb. A minisztériumok és országos hatáskörű szervek esetében előfordult, hogy az ügyek differenciálására a négy közigazgatási rendszám nem volt elegendő, ezért további bontásként „alszámokat" használtak, illetve a személyekre vonatkozó ügyeket betűjelekkel látták el. Például: Vízügyi Levéltár, Országos Vízgazdálkodási Hivatal iratai 8751/1-3/1950. rendelet vízjogi ügyben - 8753/0/78-2/1950. a Vízrajzi Intézet újjászervezése 8753/30/26-2/1950. Árvízvédelmi Készenléti Szervezet létszámának kirendelése - 8753/30/V/18-2/1950. V. kinevezése a Vízrajzi Intézet főnökének (Utóbbi példában az iktatószám részei: közigazgatási rendszám, ennek alszáma, betűjel, iktatószám, alszám, év). A közigazgatási szerveknél a közigazgatási rendszámok, vagyis a tárgyak szerinti iktatás új iratnyilvántartás bevezetését is jelentette: - Az adott szervnél előforduló tárgyú ügyköröknek külön-külön, megfelelő rendszámmal ellátott ügyirat-nyilvántartó /apókat nyitottak. - Ezeken sorszámot (iktatószámot) kapott az ügyben keletkezett minden új ügy irata. - Az azonos ügyben keletkezett további iratokat a sorszám alszámán vették nyilvántartásba; egy sorszám alatt négy utóirat alszámos nyilvántartására volt rovat az iktatólapon. - Ha az iktatólap betelt, akkor iratjegyzéken folytatták az iktatást (utalva természetesen a folytatásra mind a két lapon). - Az iratnyilvántartó lapokat a rendszámok növekvő sorrendjében, dobozokban tárolták. - Ha több osztály is volt a szervnél és az iratokat és a nyilvántartó lapokat központilag őrizték, az egyes osztályok nyilvántartó lapjai közé elválasztó lapokat tettek, amelyekre felírták az osztály rendszámát, nevét, elhelyezését (emelet, szoba számát), az előadó nevét; az iratokat hasonló módon kezelték.