9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

III. Levéltári ismeretek - 8. A levéltári anyag segédletei és nyilvántartásai

- átmeneti napló. 1/ Törzskönyvi nyilvántartás A levéltár - számítógépen, egységes program alkalmazásával - az általa őrzött fondokról (ideértve a letéteket is) nyilvántartást vezet. A számítógépen tárolt adatok rendszeres biztonsági mentéséről és archiválásáról a programhoz mellékelt útmutató szerint gondoskodik. A törzskönyvi nyilvántartás adatai: a/ a fond törzsszáma, címe és évköre; b/ a fond állagainak jelzete, címe és évköre; cl a fond, illetve az állag terjedelme iratfolyóméterben és raktári egységekben (darabszám szerint nyilvántartott iratanyag esetén annak számában, illetve nem papíralapú adathordozó esetén az adathordozó jellegéből adódó mértékegységben, például filmfelvételeknél a kameranegatív felvételek számában) megadva; ál a fond, illetve az állag helyrajzi jelzete (raktári helye); e/ letét esetén a letéti szerződés ügyiratszáma és kelte, továbbá a letevő által tett korlátozások lényegének rövid összefoglalása; f/ az adatokban történt változások bejegyzése. Az új fondokat kialakításuk sorrendjében és törzsszámuk feltüntetésével folyamatosan kell a törzskönyvi nyilvántartásba bevezetni. Be kell vezetni a törzskönyvi nyilvántartásba a már nyilvántartásba vett fondok bármely adatában a levéltári anyag levéltári feldolgozása során, valamint az iratátvételekkel vagy az esetleges iratátadásokkal előállt bármely változást. Ezeket a bejegyzéseket az új fond kialakításától, illetve a változás megtörténtétől számított 15 napon belül - a vonatkozó ügyirat iktatószámának feltüntetésével - kell a törzskönyvi nyilvántartásba bevezetni. (A NKÖM rendelet megjelenése előtt a levéltárosok manuálisan vezetett fondtörzskönyvet használtak.) 21 Gyarapodási napló Az iratanyag gyarapodását a hatályos levéltári jogszabályok határozzák meg. Az 1969. évi 27. tvr. értelmében a legáltalánosabb gyarapítási mód az illetékességből történő átvétel volt, amikor 15 éves őrzés után a levéltári anyagot létrehozó szerv: a fondképző, fondjának az ügyvitelben már nem használt részét átadta a fond végleges megőrzésére illetékes levéltárnak, illetőleg a levéltár átvette azt a szervtől. A levéltár a szerv vagy közvetlen jogelődje által lét-