9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

III. Levéltári ismeretek - 6. A levéltári rendezés

A rendszerezés elvei A rendezés kezdőpontja és leglényegesebb fázisa a rendszerezés, a levéltári anyag rendszerének a megállapítása, azaz annak meghatározása, hogy a levéltári egységek kialakítása és csoportosítása miként történjék. A rendszerezés különböző rendszerezési elveknek a figyelembevételével, különböző rendszerezési alapoknak az alkalmazásával történik. (A levéltárakba kerülő anyagnak rendszerint már van valamilyen korábban kialakított - irattári - rendszere, amit a levéltárban vagy megtartanak, vagy megváltoztatnak.) A rendszerezés során érvényesített alapelgondolást, amely a rendszerezést és a rendezést, a levéltári anyag rendszerét elméletileg meghatározza, rendszerezési elvnek nevezzük. A rendszeralkotás szempontját tekintve két fő rendszerezési alapelvet különböztetünk meg, a proveniencia, illetve a pertinencia elvét. A proveniencia (jelentése: keletkezés, eredés) elvét alkalmazzák a rendszerezés során, ha az iratokat eredetük alapján csoportosítják, illetve tartják együtt. A pertinencia (jelentése: valamire vonatkozás) elve értelmében a levéltári anyag rendszerezése és rendezése során azt kell figyelembe venni, hogy az anyag mire - milyen tárgyra, területre, személyre, korra stb. - vonatkozik. Azonos provenienciájú vagy pertinenciájú iratok összességét fondnak nevezzük, a fondok tehát a levéltári anyag rendszerezésének alapegységei. Valamely természetes személy vagy önálló ügyvitellel rendelkező szerv működése során - a proveniencia elve alapján - keletkezett fondot szerves fondnak vagy másképp regisztratúra jellegű fondnak, a pertinencia elve alapján létrejött fondot pedig szervetlen fondnak vagy másképp gyűjteménynek nevezzük. Egy szerv vagy személy a maga működése során egyetlen fondot hoz létre, a szerves fond tehát azoknak az iratoknak az összessége, amelyeket a fondképző személynek vagy szervnek írtak, valamint amit ő írt saját használatára, illetőleg - a fogalmazványban - mások számára. A gyűjtemény létrehozója a fond kialakító, aki különböző provenienciájú iratokat egyesít. Levéltári gyűjteményeket különböző szempontok alapján lehet létrehozni. Az iratfajta alapján jön létre pl. egy oklevélgyűjtemény vagy egy térképtár. A területi pertinencia alapján lehet pl. egy községre vonatkozó iratok gyűjteményét létrehozni. Az időbeli pertinencia alapján gyűjthetik egybe pl. az 1848/1849-re vonatkozó iratokat. A tárgyi pertinencia alapján alakíthatják ki pl. az országgyűlésre vonatkozó iratok gyűjteményét.