9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 2. Az irat és az irattan

A mellérendeltséget kifejező irat neve a hivatalos kapcsolatban átirat, újabban az ilyen egyenrangú felek közötti kapcsolatból származó iratot megkeresésnek nevezzük. Ezek jellemzője az udvarias hangvétel. Az alárendeltséget kifejező irat a magánszemélyek által hivatalos szervhez írt kérvény, illetve az alsóbb szerv által a felettes szervhez intézett felterjesztés, előterjesztés és jelentés. Ezeken kívül létezik az iratoknak egy nagy csoportja, amely nem tartozik a fölé-, alávagy mellérendeltségi viszonyt kifejező egyik iratkategóriába sem. Ezek az ún. belső ügyviteli iratok. Ide tartoznak a jegyzőkönyvek, az ügyviteli és az ügykezelési könyvek, a nyilvántartások, összeírások, számadások, valamint más, az adott szerv belső munkáját szolgáló ügyviteli és ügykezelési iratok (lásd: ad 8.). A jegyzőkönyvek korai típusának tekinthetők azok a könyvek, amelyekben az egyes szervek az általuk kiadott - esetenként a hozzájuk érkezett - iratok másolatát bevezették, így ez tevékenységüknek a folyamatosan vezetett jegyzőkönyve, elsőrangú ügyviteli könyve volt. Ilyennek minősíthetők az Anjou-kortól 1918-ig vezetett királyi könyvek (libri regii). Hasonló jegyzőkönyveket (protocollumokat) vezettek a vármegyék és városok, egyházi szervek is. A 17-18. században kialakult nagy kormányhivatalokban általánossá vált az ügyek tanácsülésben való tárgyalása. Ezekről az ülésekről folyamatosan felvett jegyzőkönyv az ügy tárgyát, a hozzászólásokat, a hozott határozatokat tartalmazta. Ma ismeretesek a rendszeresen megtartott tárgyalások folyamatosan felvett jegyzőkönyvei (pl. országgyűlési jegyzőkönyvek), illetőleg azok, melyek egyetlen ügyben, egyetlen alkalommal készültek (pl. tanúkihallgatási jegyzőkönyvek). Korábban inkább csak rövidített, sőt gyakran csupán a tárgyakat és a hozott határozatokat tartalmazó jegyzőkönyvek készültek. A gyorsírás elterjedése az értekezleten elhangzottak pontosabb rögzítését tette lehetővé, és a korábbiakkal szemben megjelentek a hosszú, részletes jegyzőkönyvek. További, még részletesebb és pontosabb jegyzőkönyv készítését tette lehetővé a hangszalag, majd a videó alkalmazása. A régebbi korok jellegzetes belső használatú iratai voltak az összeírások, így a jobbágyok kötelezettségeit tartalmazó ún. urbáriumok, az egyházi tized behajtásáról készült dézsmajegyzékek, a jobbágyporták után behajtott rovásadó-elszámolások. Az összeírásokhoz számítanak manapság a különböző leltárak, népességösszeírások, statisztikai felmérések, közvéleménykutatások. A számadás a szerv vagy család gazdálkodásának rendben tartását, ellenőrzését szolgálta. Manapság a költségvetés, a mérlegbeszámoló minősül ilyennek.