9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 11. Az irattári munka

E E 3 4 121-344 134-471 Iratátvétel a központi irattárba Az iratkezelési szabályzatok határozzák meg azt is, hogy a kézi irattárból hány év eltelte után, és milyen időközönként kell az iratokat a központi irattárba elhelyezni. A részleg (főosztály, osztály) vagy a kezelő iroda csak teljes évfolyamú irategyüttest adhat át. A több példányban készítendő átadás-átvételi jegyzőkönyvnek mindig magában kell foglalnia az átadó szervezeti egység megnevezését, az átadás időpontját, az átadásért felelős és az azt lebonyolító személy nevét. Tartalmaznia kell az átadásra kerülő raktári egység megnevezését (csomó, köteg, doboz), az iratok keletkezési évét, az irattári tételszámot (tárgyat), iktatott iratoknál raktári egységenként az első és utolsó iktatószámot. Utóbbi esetben az iratokhoz tartozó iktató- és mutatókönyveket is át kell adni a központi irattárnak. Példa az iratátadási jegyzőkönyvre iktatott iratoknál: Átadás-átvételi jegyzőkönyv A Nemzeti Kulturális Örökség Minisztérium Humán Közszolgálati Főosztálya 2002. szeptember l-jén átadja a Központi Irattárnak további megőrzésre az alább felsorolt iratokat: 1999 303. tétel 2.5 (jelzőszám) 1. csomó 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. kötet 9. 303. tétel 305 306 311 312 314 315 316 317 319 3- 1897 (iktatószám) 1- 1943 2- 1769 4- 1500 9- 1765 5- 1875 10- 1234 6- 1172 8-1543 Iktatókönyv Mutatókönyv A-Z