9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 11. Az irattári munka

Főbb használati eszközök az iratszállító kocsik, létrák, fellépők, kezelőasztalok. (A korszerű eszközök ismertetésére a speciális iratféleségeknél visszatérünk). Az irattárak legfőbb berendezését az irattároló állványzat képezi. A régebbiek főként fából, később vasbetonból készültek. Az újabbakat fémből (vasból) készítik. A fából készült állványokat tűz ellen feltétlenül lángmentesíteni kell. A fémállványok jól terhelhetők, stabilak és korszerűek. Magyarországon legismertebbek a Dexion-Salgó rendszerű állványok. Teherbírásuk általában 100 kg/polcfm-re tervezett. Legcélszerűbbek a két oldalról megközelíthető állványok. Polcmélységük állványoldalanként azonban az 50 cm-t ne haladja meg. Csak a műszaki rajzok, térképek stb. elhelyezése igényel ennél nagyobb belmélységű (60-70-80 cm-es) polcokat. A mintapolc 42-45 mm mély, 40-42 mm magas, 98 mm széles és 38 mm polcvastagságú, amelyen 9 szabvány mintadoboz, azaz 1,125 fm-nyi iratanyag helyezhető el. Az irattárak helykihasználását fokozza, ha az állványok nem fix beépítésüek, hanem mozgatható, ún. tömör (kompakt) állványok, amelyek vezető síneken futnak. A mozgathatók 10 m-nél ne legyenek hosszabbak. Kedvező méretű a 6 m-es állványhossz. A tömör állványzat felül és oldalt egyaránt készülhet zárt kivitelben. Tűzvédelmi szempontból előnyös a teljesen zárt, tömör állványzat, míg a nyitott kivitelű tömör állványrendszerek lehetővé teszik az iratok szellőzősét. Kézi és központi irattárak Kézi (átmeneti, operatív) irattárnak az egy-egy szervezeti egység 2-5 éves, ügyvitelben még gyakorta szükséges iratainak őrzőhelyét nevezzük. Létjogosultsága elsősorban a decentralizált és vegyes iratkezelési rendszerek esetén van. Központi irattáron az iratképző szerv 2-5 évnél régebbi, ügyvitelben már nem, illetve csak ritkán használatos iratainak őrzésére, tárolására megfelelően kialakított helyiség értendő, melyben az iratokat rendezetten, jegyzékeken, egymástól különféle csoportosítások szerint elkülönítetten kell tárolni. A központi irattárból kerülnek az iratok levéltári átadásra, illetve selejtezésre. Iratok tárolása a kézi irattárban A kézi irattárban az ott keletkező és oda érkező iratok típusai szerint többféle irattárolási rendszer lehetséges. Irattári tételszámos iratkezelési-irattározási rendszer használata esetében