9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

Fontos, hogy az elektronikus iktatási rendszer kialakításakor figyelembe vegyék az Informatikai Tárcaközi Bizottság ajánlásait. A III. fejezet a küldemények átvételével, érkeztetésével és felbontásával kapcsolatos teendők megfogalmazásához nyújt mintát. A IV. fejezet az iratok nyilvántartásáról szól. Újdonság, hogy az iktatás hagyományos (kézi) módja mellett bekerült az elektronikus (számítógépes) iktatás, külön rendelkezés tartalmazza a nem papíralapú, elektronikus adathordozón készült, érkezett iratok iktatásának módját. A mintaszabályzat V. fejezete az ügyintézés folyamatában előforduló iratkezelési feladatokat sorolja fel (az ügyintéző kijelölése, az iratok továbbításának módja az ügyintézőhöz, az intézkedés tervezet készítésének módja és menete, a közbenső intézkedések rögzítése, a láttamoztatás, aláírás módja, a kiadói utasítás: a továbbítás módozata, mellékletek száma stb.). A VI. fejezet az elintézett ügyiratokkal kapcsolatos feladatokat sorolja fel. Végül a mintaszabályzat utolsó fejezete a helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, megszüntetése, hivatal, munkakör átadása esetén szükséges intézkedéseket tartalmazza. A 22/1999. BM rendelettel kiadott önkormányzati irattári terv rovatai hasonlók a korábbi tanácsi irattári tervhez: - ügykörszám, - tárgy, - ágazati betűjel, - selejtezési jel, - levéltárba adás ideje - rovatokkal^ Az őrzési időt itt is szintenként állapították meg (megyei, fővárosi, megyei jogú városi, fővárosi, városi, községi önkormányzatok szerint). 2001-ig az ábécé kisbetűivel jelölték az iratokon az ügyintézőt is (pl. p=polgármester, j=jegyző, b=képviselő testület bizottsága stb.), a későbbiekben azonban ez elmaradt. Példák: 175 - A - 2 Adóösszesítő 447 - G - 0 Kutak létesítési engedélye 517 - H - 2 Választások lebonyolítása stb. ágazati betűjel tárgy