9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

tetésére határidőt állapít meg. Amennyiben a megadott határidő lejártáig a szerv a jelzett hibát nem javította ki, úgy a levéltár a szabálysértési eljárás megindítása céljából a felügyeleti szervet értesíti. Felügyeleti szerv hiányában az eljárást maga a levéltár kezdeményezi. A maradandó értékű lezárt ügyek iratait a keletkezés naptári évétől számított 15 év után kell az illetékes közlevéltárnak átadni! (Az átadás gyakorlati kérdéseivel a későbbiekben foglalkozunk.) A 15 évnél régebbi állami vagy szolgálati titkot tartalmazó maradandó értékű iratokat a minősítés időtartamának lejáratát követő év végéig kell az illetékes levéltárnak átadni. Az iratőrző szerv kezdeményezésére indokolt esetben minősített iratot (államtitok, szolgálati titok) az érvényességi idő lejárta előtt is át lehet adni a levéltárnak. Indokolt esetnek tekinthető pl. jogutód nélküli megszűnés, felszámolás stb. Ezekben az esetekben azonban a később még tárgyalandó, az államtitokról és szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. tv., valamint a végrehajtásra kiadott 79/1995.(VI.30.) Korm. sz. rendeletben foglaltak szerint kell eljárni. Számítástechnikai rendszerben, illetve mágneses adathordozón csak rejtjelezve tárolható államtitkot, vagy szolgálati titkot tartalmazó információ. A minősített adatok átadásátvételének részletes szabályait az átadó-átvevő szervek titokvédelmi szabályzata tartalmazza. (A kezelésükre vonatkozó előírásokat ld. az I. 12. fejezetben!) Az 1997. évi CXL. 102. §-a rendelkezik a közfeladatot ellátó szerv megszűnése, más szervbe történő beolvadása, feladatkörének módosulása esetén követendő teendőkről. Eszerint: a közfeladatokat ellátó szerv megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező szerv köteles az érintett szerv irattári anyagának további biztonságos őrzéséről, használhatóságáról gondoskodni. - Amennyiben más szervbe olvad be, úgy iratait annak irattárában kell elhelyezni. - Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, akkor az irattári anyagot csak tételenként szabad felosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó kérelmeket másolattal, vagy kölcsönzéssel lehet megoldani. - Jogutód nélkül történő megszűnés esetén irattárának „maradandó" értékű részét közlevéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének a szükséges ideig történő őrzéséhez, selejtezéséhez, kezeléséhez szükséges költségekről a megszüntető szerv gondoskodik.