8. Szempontok a közlevéltárak gazdasági szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munkájának végzéséhez. Módszertani segédanyag. Összeáll. Körösmezei András, Sipos Antalné. Bp. 2001.
IV. Az iratértékelés néhány kérdése
(ha volt is előzménye) lezárul. Kívánatos lenne elérni ezeknél a raktári jegyzéknek megfelelő átadási-átvételi jegyzékek összeállítását, ill. az annak alapját képező középszintű rendezettséget. A kapcsolattartás során tartsuk szem előtt, hogy a levéltári munka hatékonysága csak megfelelően selejtezett, rendezett és jegyzékeit irattári anyag átvételével javítható. A gyűjtőterületi munka csak így nem válik parttalanná, a levéltári őrizetbe kerülő iratanyag csak így válik áttekinthetővé. A gyűjtőterületi munka ezért ró hihetetlen felelősséget a levéltárosokra. A selejtezések elbírálásánál ügyeljünk, nehogy maradandó értékű iratok semmisüljenek meg, ill. hogy azok teljes körűen levéltárba kerüljenek. Munkánk során gyakran tapasztaljuk, hogy a vállalatok az elmúlt évtizedek, különösen az 50-es, 60-as évek iratanyagainak megőrzéséről nem gondoskodtak megfelelően. Nem adták azokat levéltárba, és nem őrizték meg, ma pedig már megállapíthatatlan, hogy ki ezért a felelős. Az 50-es, 60-as évekből a vállalatvezetés legfontosabb iratai gyakorta alig maradtak fönn, holott a bennük foglalt információ más forrásból nem vagy csak részlegesen ismerhető meg. Néha mégis váratlanul „előkerülnek" ezek az iratok, amelyeket annak idején a főmérnök vagy vezérigazgató az irattártól elkülönítve, fiókja mélyén őrzött, vagy éppenséggel hazavitt. Kapcsolattartásunk így sajátos módon kiterjed azokra a magánszemélyekre is, akik felajánlják a levéltárnak a tulajdonukba került iratokat. Nem zárkózunk el ezektől az iratátvételektől sem. Ebben az esetben természetesen magunknak kell elvégeznünk a rendezést - és ha szükséges - a selejtezést. A gazdálkodó szervekkel és az iratrendezőkkel kialakított kapcsolatok alkalmasak arra is, hogy tudatosítsuk az iratőrző felelősségét, azt, hogy rajta is múlik, hogy a nemzeti kulturális örökség részét képező írott források fennmaradjanak. A kapcsolattartásnak ezért egyik fő célja az iratőrzők felelősségérzetének felkeltése, megerősítése. Igen jelentős szerepet játszik a kapcsolattartásban az emberi tényező. Nem elég a törvények ismerete, a szabályzatok betartása. Az iratőrzőknek is tisztában kell lenniük azzal, miért fontosak a levéltárak, miért fontos a maradandó, történeti értékű iratok közgyűjteménybe (levéltárba) adása. Az iratőrzőnek/rendezőnek is éreznie kell, hogy a levéltáros, aki ellenőrzi munkáját, szakmai tanácsokkal segíti azt, nem hatóság, hanem partner egy közös cél elérésében: a maradandó értékű levéltári anyag fennmaradásának biztosításában. A levéltáros, hajó emberismerő, elérheti, hogy a kialakított kapcsolat a kölcsönös bizalmon és egymás munkájának tiszteletben tartásán alapuljon.
