8. Szempontok a közlevéltárak gazdasági szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munkájának végzéséhez. Módszertani segédanyag. Összeáll. Körösmezei András, Sipos Antalné. Bp. 2001.

IV. Az iratértékelés néhány kérdése

Míg a nagyvállalatok felszámolásáról gyakran nem kapjuk meg a hivatalos értesítést, a 2-3 évig működött, majd csődbe jutott kis kft-k, bt-k, egyszemélyes vállalkozások felszámolói, végelszámolói minden esetben tájékoztatják a levéltárakat. Érthető, hiszen a csődtörvény rájuk is vonatkozik, és kötelesek dokumentálni, hogy levéltári iratátadási kötelezettségük nincs. Az ilyen jellegű megkeresések száma az utóbbi időkben egyre nő. Ezek megválaszolása céljából készítettük el a 7. sz. alatt mellékelt levélmintát. A szervszintű szelekcióhoz sokszor már maga a szervezeti forma is kiindulópontot ad: a kis kft-k, bt-k túlnyomó többsége, különösen, ha rövid ideig működtek, nem keletkeztettek maradandó értékű iratokat. Arra azonban oda kell figyelni, ha egy volt állami nagyvállalat zsugorodott össze, ha kft-vé alakították át (privatizálták). Ilyenkor fordul elő, hogy az így létrejött társaságok őrzik a jogelőd/tevékenységelőd iratait is. Ezek a cégek mindaddig nem törölhetők a szervjegyzékről, amíg a náluk őrzött iratokat nem adják levéltárba. Nem árt azonban jelölni, hogy csak mint iratőrzők, és nem iratkeletkeztetők szerepelnek a szervjegyzéken. Nyilvánvaló főszabály, hogy nem maradandó értékű iratokat a levéltár nem vesz át. Helyénvaló lenne a történeti értékkel rendelkező, de más forrásból is megismerhető információt tartalmazó iratok párhuzamos őrzését is elkerülni. A Magyar Szabadalmi Hivatal (korábban: Országos Találmányi Hivatal) Szabadalmi Tára őrzi és teszi a kutató számára hozzáférhetővé például a kinyomtatva közzétett szabadalmakat, miközben a szabadalmazási eljárás ügyiratait a Magyar Országos Levéltár VI. osztályának adja át. Csupán az ún. szabadalmi okirat, azaz a „bizonyítvány" a szabadalom tulajdonjogáról, amelyet a vállalat kap meg. Célszerű ezért az említett szabadalmi okiraton kívül valamennyi szabadalmi ügyiratot az Országos Találmányi Hivatal, ill. Magyar Szabadalmi Hivatal levéltári fondjában megőrizni, és nem másutt. Az őrzött levéltári anyagban így minimalizálhatók az irattükröződések. Vegyünk egy másik példát. Az 1989. évi 23. tvr. hatályba lépése óta a vállalatok több-kevesebb rendszerességgel adják át a Cégbíróságnak éves mérlegeiket (a szöveges beszámolóval együtt) és a vonatkozó közgyűlési, igazgatósági ülési irataikat. A tvr. ugyan már nincs hatályban, és a cégnyilvántartásról szóló 1997. évi CXLV. tv. nem rendel el iratátadási kötelezettséget, mégis érdemes a vállalati iratanyagban előforduló ún. cégbírósági iratokat az iratátvételek előtt megvizsgálni. Ilyen irányú tájékozódásaink során ugyanis azt tapasztaltuk, hogy az említett iratok 1990-től megtalálhatók a cégbíró-