7. Levéltárkezelői ismeretek. Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére. Összeáll. Dóka Klára. Bp. 2001. MOL 223 p.

1. Irattani alapfogalmak

Napjainkban viszont ismét az eltérő papírméretek előtérbenyomulásának a tanúi lehettünk: gondoljunk a számítógépek által kinyomtatott, az említett méretektől eltérő papírnagyságokra, az ezeknek megfelelő formájú borítékokra. Az irat anyaga, formája, nagysága tehát már önmagában sokat elmond az irat keletkezésének koráról. Ugyanez áll az előállítási módját (kézírás, gépírás, nyomtatás, sokszorosítás, számítógép által kiírt szöveg), a betűk formáját (Karoling minuszkula, fraktur, humanista, antikva stb.) az irat anyagát, a pecsét használatot stb. illetően is. (ad.2.) Az iratok szerkezeti felépítése, belső elemei - különösen az oklevelek, az ünnepélyes hangvételű iratok - ma is magukon hordják a régi korokban kialakult jegyeket. Ilyen - jórészt máig létező - iratfelépítési megoldás, iratszerkesztési jegy volt - az iratot kibocsátó, a küldő fél nevének és címének a feltüntetése az irat elején (gondoljunk itt a nyomtatott fejlécre), - oklevelek esetében az adott időszak hivatalban lévő méltóságainak felsorolása, - a címzés, a címzett nevének és címének feltüntetése, - a megszólítás, - az előzmények elbeszélése, - a rendelkezés, - szankció - rendelkezés megszegése, nemteljesítése esetére kilátásba helyezett büntetés, - a hitelesítés módjának a leírása, - keltezés, - aláírás. (ad.3.) Az iratok tartalma szerint megkülönböztetünk - akaratnyilvánító, - jogbiztosító, - kegynyilvánító, - ténymegállapító, tényrögzítő iratokat és - kérelmeket. (ad.4) Fejlődéstörténeti szempontból szoktunk beszélni az iratok egy-egy korszakban tömegessé váló fajtái alapján oklevelekről, ügyiratokról (aktákról), levelekről, dossziékról, géppel írt és géppel olvasható iratokról.