7. Levéltárkezelői ismeretek. Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére. Összeáll. Dóka Klára. Bp. 2001. MOL 223 p.

9. A levéltári rendezés

Alapfogalmak 1. A fond A korszerű levéltárelmélet nemzetközileg elismert elve, hogy a természetes vagy jogi személyek (pl. intézmények, vállalatok) működése során létrejött és rendeltetésszerűen náluk maradt iratok összessége szerves egységet alkot. Ezt a kialakult irategyüttest nevezzük az illető szerv vagy személy irattári (levéltári) fondjának. A fondok időbeli határait az egyes szervek alakulásának és megszűnésének időpontjai jelzik. Az irategyütteseket létrehozó szerveket fondképzőnek nevezzük, de értelemszerűen fondképző lehet egy-egy személy is. Fondok úgy is létrejöhetnek, hogy több szerv vagy személy különböző tárgyú iratait valamilyen szempont alapján összekapcsoljuk. A kétféle módszer lényegéről, alkalmazásáról az alábbiakban szólunk. 2. Az állag Egy-egy szerven belül a szervezeti egységek működése során keletkezett iratokat állagnak nevezzük. A modern iratkezelésben központi iratkezelés esetén a szerv iratai állag nélküli fondot képeznek, osztott iratkezelésnél az állagok elkülöníthetők. 3. A sorozat Ha egy szervezet által létrehozott állag tovább tagolódik, akkor sorozatokról beszélünk. A nem iktatott, tárgyi vagy más alapon rendezett iratok egyes fajtái (pl. különféle bizonylatok, számlák, nyilvántartások, kartotékok) szintén egy sorozatot alkotnak. 4. Ügyirat A szerv rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza. Ügyiratdarab az ügyiratnak azon része, mely az ügyintézésnek valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza. 5. Kútfő, tétel Az ügyiratok tárgy szerint kialakított egysége, mely a mai iratkezelésben azonos őrzési idejű iratokat foglal magában. 6. Irat A hatályos levéltári törvény alapján, mint már jeleztük, minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült kéziratok kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetve személy tevékenysé-