7. Levéltárkezelői ismeretek. Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére. Összeáll. Dóka Klára. Bp. 2001. MOL 223 p.

1. Irattani alapfogalmak

A magániratok általában kétfélék: családi iratok vagy személyi iratok. A családi iratok a család tagjainak a levelezését, esetleg a birtok kormányzásával kapcsolatos iratokat ölelik fel. A személyi iratok fogalmával a meghatározott személy tevékenységéből származó iratokat jelöljük. (ad 6.) Az iratok eltérő stílusjegyeket mutatnak attól függően, hogy a küldő a címzetthez képest fölé-, mellé- vagy alárendeltségi viszonyban volt, vagy van-e. A fölérendelt helyzetből kiadott iratok a törvények, rendeletek, a mellérendeltséget kifejező iratok az átiratok vagy megkeresések. Az alárendeltséget kifejező irat a magánszemélyek által hivatalos szervhez írt kérvény, illetve az alsóbb szerv által a felettes szervhez intézett felterjesztés, előterjesztés vagy jelentés. Ezeken kívül létezik az iratoknak egy nagy csoportja, amely nem tartozik a fölé-, alá- vagy mellérendeltségi viszont kifejező egyik iratkategóriába sem. Ezek az ún. belső ügyviteli iratok. Ide tartoznak a jegyzőkönyvek, az ügyviteli és az ügykezelési könyvek, a nyilvántartások, összeírások, számadások és más, az adott szerv belső munkáját szolgáló ügyviteli és ügykezelési iratok. (ad. 7.) Az iratok ügyvitelben elfoglalt helye szerint megkülönböztetünk beadványt és kiadmányt, fogalmazványt és tisztázatot, eredeti és másolt iratot, hiteles iratot és hamisítványt. Beadványnak azt az iratot nevezzük, amely valamely szervhez vagy személyhez érkezik, amelyet hozzá intéztek. Ez rendszerint egyszersmind eredeti aláírással ellátott tisztázat. Kiadmánynak azt az iratot nevezzük, amelyet valamely szerv vagy személy elküld. Az elküldött kiadmány is az arra jogosult személy, vezető aláírásával ellátott tisztázat. A fogalmazvány egy másik irat, rendszerint a kiadmány előkészítését szolgálja. Többnyire javítások, kiegészítések láthatók rajta, és erre írja az illetékes vezető a letisztázásra vonatkozó engedélyét. A tisztázat valamely irat végleges formája. Rendszerint cégjelzéses (fejléces) levélpapírra írják, javítások nincsenek a szövegében. A keletkeztető szerv arra jogosult vezetőjének aláírásával, bélyegzőlenyomattal és keltezéssel van ellátva. Rendeltetésszerű őrzőhelye a címzett irattára. (ad. 8.) Az iratok funkciója szerint megkülönböztetünk ügyviteli iratokat és ügykezelési iratokat. Az ügyviteli iratok az érdemi ügyintézésben játszanak fontos szerepet. Ezekhez soroljuk az iktatmányt, a mellékletet, a csatolmányt, az előadó ívet (ezen belül a pro domo feljegyzést, az elintézéstervezetet és a kiadmányozást), de mint az előzőekből kitűnik, bizonyos szempontból ide sorolható az iktatókönyv és mutatókönyv is.