6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

A nem iktatott iratokról ügyviteli segédlet hiányában célszerű az adott szerv ügyköreit szervezeti egységenként feltüntető külön jegyzék készítése, amelyben állagonként (szervezeti egységek), sorozatonként, tárolási egységenként lesz feltüntetve az iratok tárgya, évköre. Úgy is fogalmazhatjuk, hogy a selejtezés konkrét megkezdését az iratok tárgyi rendezése előzi meg. 2. Az iratanyag három kategóriába osztása: az elsőbe azok az iratok sorolandók, amelyek történeti értékük miatt majd levéltári megőrzésre kerülnek, a másodikba, amelyeket ügyviteli értékük miatt tovább kell őrizni, s a harmadikba a kiselejtezendők. 3. A tényleges selejtezés: ennek során egyenként célszerű átvizsgálni az egyes kategóriákon belül az iratokat, elvégezni az esetleges korrigálásokat, vagyis a rossz helyre került iratokat a megfelelőbb kategóriába kell sorolni. Figyelembe kell venni azt is, hogy egyes iratok a szerv többi szervezeti egységének iratanyagában megismétlődnek (tükröződnek). Ezek közül elegendő egy példányt megőrizni, mégpedig annál a szervezeti egységnél, amelynek működése során létrejöttek. Vannak olyan iratok, amelyek tartalmi elemeit egy másik irat „elnyeli". Ilyenek lehetnek például a havi, negyedévi jelentések, amelyek adatait esetleg az évi jelentés tartalmazza. Ilyenkor elég, ha az utóbbi iratot őrzik meg, feltéve, hogy az valóban tartalmazza az előbbi irat összes vagy legalábbis az összes fontos adatát. Ezt természetesen meg kell állapítani, bizonytalanság esetén inkább maradjon két közel azonos tartalmú irat, mint egy sem. Nem szabad kiselejtezni azokat az iratokat, amelyek jelentős történelmi eseményeket rögzítenek, vagy történelmi személyekre vonatkoznak, különösen akkor, ha azon eredeti aláírás is szerepel. Azonos tartalmú iratok esetében a selejtezőknek vigyázni kell arra is, hogy mindig az eredeti okmányok és a hitelesített másolatok, valamint azok a példányok maradjanak fenn, amelyekre a végrehajtásukra vonatkozó megjegyzéseket is ráírták. Előnyben kell részesíteni a jobb fizikai állapotban megmaradt példányokat. A selejtezés befejezése után a selejtezési felelős a bizottság egy-két tagjával, akik a munkához a legjobban értenek, ismételten végignézi (ellenőrzi) a harmadik kategóriába sorolt, vagyis a kiselejtezendő iratanyagot (az első és második kategória esetében elegendő a szúrópróbaszerű ellenőrzés is). A levéltári szakembernek is joga van a kiselejtezett iratokat ellenőrizni, főleg tudományos, történelmi szempontból. Észrevételeit a selejtezési felelős köteles figyelembe venni.