6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.
III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás
A selejtezés fajtái és szintjei A selejtezés, aszerint, hogy az iratanyag értékelését mennyire komplexen végezzük lehet - durva és - finom selejtezés. A durva selejtezés olyan részleges selejtezés, amelynél az iratanyagból csak a külső jelek alapján könnyen felismerhető értéktelen iratokat, például meghívókat, borítékokat, tértivevényeket, belépőjegyeket, stb. vagy az egynél több példányban meglévő iratdarabokat selejtezzük ki. De durva selejtezést végzünk akkor is, amikor az irattári anyagtól elkülönítjük az irattáridegen anyagokat, például a közlönyöket, könyveket, prospektusokat, nyomtatványokat is. A finom selejtezés, mint fogalom az egyes iratoknak belső ismertetőjegyek alapján történő értékelésétjelenti. A selejtezés, aszerint, hogy az irattári vagy levéltári anyagnak mely szintjeire (részeire) terjed ki, lehet: - alapszintű, - középszintű, - ügyirat és egyes irat szintű. Elméletileg a szintek elnevezései tehát megegyeznek a rendezési szintekével, és gyakorlatilag maga a tevékenység általában rendezéssel együtt történik. Az alapszintű (vagy felsőszintű) selejtezés során teljes fondokat selejtezünk ki, azaz egy szerv teljes iratanyagát, illetőleg teljes állagokat, azaz osztott iratkezelést folytató iratképzőnéi valamennyi szervezeti egység teljes anyagát. Fond-selejtezést a levéltárak végeznek nemcsak a levéltári anyagban, de azáltal is, hogy egy-egy szerv iratanyagát az iratképző jelentősége, fontossága alapján besorolják az ún. értékhatár alatti, illetve feletti kategóriába, és az értékhatár alatti szervek iratainak levéltári átadására nem is kerül sor. Az irattárban történő selejtezési munkát, mint láttuk, az érvényes levéltári jogszabályok alapján kell végezni, vagyis ügykörjegyzék, illetőleg érvényes irattári terv alapján. Mind az ügykörök, mind az irattári terv tételei középszintű irategységek, s így az iratképző szerveknél folyó selejtezés az esetek nagy százalékában középszintű selejtezésnek tekinthető. Ez nem jelenti természetesen azt, hogy nem kerül sor időnként ügy iratszintű (teljes ügyiratok megtartására vagy kiselejtezésére), sőt darabszintű selejtezésre is.
