6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

3. A bérelszámolás iratanyaga A bérelszámolás dokumentumai főként a termelő és szolgáltató vállalatoknál tesznek ki jelentős mennyiséget. Első csoportba az egyéni munkautalványok (elszámolások) tartoznak, amelyeken az illetékes vezető (művezető, csoportvezető) igazolja az elvégzett munkát. Ezek alapján történik a bér elszámolása, majd az utalványok - ellenőrzés céljából - az utókalkulációba kerülnek, ahol gyártmányonként, költséghelyenként gyűjtik. A várható reklamációknak megfelelően, bizonyos idő után a tasakokba gyűjtött, kötegelt utalványok a kézi irattárba helyezhetők el. A bérelszámolás egyéb bizonylatai (egyéni és csoportos keresetgyűjtők, időbéres teljesítménylapok, túlóraívek, megbízásos munkabérek elszámolásai stb.) általában a bérelszámolóknál maradnak. Számfejtés után ezeket a megfelelő iratgyűjtőkben, időrendben kell tárolni, majd esetenként a kézi irattárba kerülhetnek. A bérjegyzékek A/3as méretű papíron készülnek, amelyeket speciális méretű iratgyűjtőben, vagy dobozban összehajtva öt évig kell megőrizni. A bérelszámolás személyi kartonjait a számfejtők addig vezetik, míg egy-egy személy az illető vállalat vagy intézmény dolgozója. E kartonokat műhelyenként (szervezeti egységenként), azon belül ábécé rendben érdemes tárolni, asztalba, vagy szekrénybe helyezhető kartotékgyűjtőben. Ha a kartonok csak egy év adatainak rögzítésére alkalmasak, azokat az év lezárása után 3-4 hónappal lehet a kézi irattárban elhelyezni, a többéveseket pedig folyamatosan kell vezetni a dolgozó kilépéséig. A táppénz, családi pótlék folyósításával, gyermektartási díjjal kapcsolatos iratokat - személyenként csoportosítva - általában tasakokban tartják, amelyek évenként lezárhatók. 4. Könyvelési bizonylatok A vállalathoz, intézményhez érkezett és onnan elküldött számlák egy példánya minden esetben a könyvelésre kerül, és ide kell eljuttatni az anyag-nyilvántartási bizonylatokat, a tömbökből kitépett ki- és bevételezési jegyeket stb. is. Valamennyi könyvelési bizonylatot - a számviteli előírások szerint kell rendezni és nyilvántartani. Tárolásra általában az osztály (főkönyvelőség) irattára alkalmas, mert ezek a zömmel 5, 10 év után selejtezhető dokumentumok az irattárban felesleges helyet foglalnának el, az ügyintézőknél pedig bizonylatokat tárolni nem szabad.