6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

Ha az irattárban egyetlen szerv iratai találhatók meg, akkor egyetlen fondot kell kialakítani, ha azonban megszűnt szervek, az ún. jogelődök iratait is átvették, vagy a jogelődök iratai ott maradtak az irattárban, akkor külön-külön fondokat alkotnak. Fontos rendszerezési kérdés az irattárakban az iratanyag elhelyezése, csoportosítása. Központosított iratkezelésnél csak a fondokat különítjük el. Osztott iratkezelésnél, ahol több iktatási, illetve iratkezelő hely van, célszerű, ha az irattárban minden iktatási egységnek külön helye van - egy-egy raktárutca -, vagy ha több elkülöníthető helyiségből áll az irattár, akkor külön helyiség. így elérhető az, hogy a főosztályok, osztályok, gyáregységek iratanyaga együtt marad az évek növekvő rendjében. Ahol erre nincs mód, ott az éveken belül állítjuk fel a szervezeti egységek iratait. Ez esetben azonban feltétlenül törekedni kell arra, hogy minden szervezeti egység ugyanabban az évben adja át iratait, mert különben a raktár rendje nem alakítható ki helyesen (osztott iratkezelés). Osztott iratkezelésnél az egyes osztályok (főosztályok, szervezeti egységek) iratai alkotják az állagokat. Vegyes iratkezelésnél a központi irodában kezelt iratok és a külön kezelt iratok képeznek egy-egy állagot. Például: osztott iratkezelés: Építőipari Vállalat iratai fond a/ Munkaügyi Osztály „ > állagok b/ Műszaki Osztály „ c/ Szállítási Osztály „ d/ Értékesítési Osztály „ — vegyes iratkezelés: Vízügyi Igazgatóság iratai fond a/ Közösen kezelt iratok b/ Személyzeti Osztály iratai c/ Hatósági Osztály „ > állagok Ha az iratanyag összekeveredett, első feladat az egyes iratok származásának (fonójának) megállapítása. Ezt a munkát rendszerint megkönnyítik az iratok külső ismérvei: beérkező levelek esetében azok címzése, a rájuk ütött iktatóbélyegző, fogalmazványoknál az esetleges fejléc, az előadói íveknél azok feliratai stb. Ha a külső is-