6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 1. Az irattári munka

lejárta után az irat visszahozatalának sürgetése. Az ügyiratpótló lapnak tartalmaznia kell az ügyirat számát és tételszámát (irattári jelét), az ügyirat tárgyát, az ügyintéző (a kölcsönző) nevét és beosztását, a visszatartás dátumát és a visszaadásra megjelölt határidő feltüntetésére alkalmas rovatokat. Az ügyiratpótló lapot a kiemelt irat iktatószáma szerinti helyre kell tenni, és előtte az irat kölcsönzőjével alá kell íratni. Ha nem iktatott iratokból kerül sor a kiemelésre, akkor az irat tételszámát és a pontos tárgymeghatározást kell feltüntetni az ügyiratpótló lapon. A kiadott ügyirat iktatószámát (annak hiánya esetén a tételszámot és a tárgymeghatározást), az irat kölcsönzőjének nevét és a visszaadásra megjelölt határidőt a kölcsönzési naplóba be kell jegyezni. Az iratok központi irattárból az ügyintézésbe történő visszakerülésének másik módja, amikor a már irattárba helyezett ügyiratra újból szükség lesz egy folyamatban lévő ügy elintézéséhez. Ebben az esetben a korábban keletkezett ügyiratot a helyéről véglegesen kiemelik, csatolják az új iktatószám alatt később irattározandó ügy irataihoz, emiatt ügyiratpótíó lap használata szükségtelen. A csatolás tényét az iktatókönyvben a „kezelési feljegyzések" rovatban feltétlenül jelezni kell, mégpedig mindkét irat esetében. Az előiratnál fel kell tüntetni az utóirat számát, iktatási évét „csatolva" megjegyzéssel, az utóiratnál pedig „előirat" bejegyzéssel az előirat számát és iktatási évét. Hiteles másolat készítése Mind az államigazgatási eljárás során történő iratbetekintés, mind a személyes adatok esetében történő iratbetekintés után a betekintő részéről igény merülhet fel hiteles másolat készíttetésére. Minden szerv csak saját irattárában tárolt iratairól adhat tartalmilag is hiteles másolatot, beleértve a jogelőd szerv iratait is. A hitelességet csak saját keletkeztetésű irat esetében lehet kizárólagosan bizonyítani, a szervhez érkezett irat esetében csak az irat őrizetben való megléte igazolható, a tartalmi hitelességet az irat kiállítójának kell igazolni. A másolat hitelességét államigazgatási eljárás keretében illetékbélyeggel, „a másolat hiteles" szavakkal, keltezéssel, aláírással és bélyegzővel történő hitelesítéssel kell igazolni. Nem államigazgatási eljárás keretében történő hitelesítés esetében az illetékbélyeg használata elmarad. (Például gazdálkodó szerv által kiadott munkaviszony-igazolás.)