6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

I. Igazgatási ismeretek - 1. Irattani alapfogalmak

zése szempontjából bír jelentőséggel, de lehetőséget ad a társadalomban végbemenő változások elemzésére és főleg a hatékony intézkedések megtételére. E felismerés nyomán az iratanyag rendszerezésének, tárgyi csoportosításának számos változatát vezették be a különböző hatóságoknál. Az irattárak tárgyi rendezése azonban — bár megkönynyítette az egy tárgykörben keletkezett iratok áttekintését — azt eredményezte, hogy az egyes iratot nehezen lehetett visszakeresni. Elvált egymástól az iktatás útján megvalósult nyilvántartás és az irattári elhelyezés. Ezt egyrészt az irattári tárgyi csoportokba helyezett iratok lajstromozásával, másrészt a különböző mutatókönyvek alkalmazásával próbálták áthidalni. A különböző kormányszerveknél, hatóságoknál kialakult sokféle gyakorlatot az 1850-ben kiadott hivatalos ügykezelési utasítás szüntette meg egy időre. Ez a közigazgatási szervek számára kötelezővé tette, hogy a központilag kiadott minta alapján készítsék el az irattári tervüket, s eszerint irattározzák irataikat. Ezen kívül kötelezően előírta az alapszámos ira/kezelési rendszer alkalmazását. Ez azt jelentette, hogy minden ügy esetében, amelyben egynél több iratváltásra került sor — annak ellenére, hogy ezeket továbbra is iratváltásonként külön-külön iktatni kellett —, össze kellett kapcsolni, és egy meghatározott iktatószámon együtt kellett irattározni. Ez a szám lett az alapszám, ami többnyire az ügyben keletkezett első iratnak az iktatószáma volt, ehhez kellett szerelni az ügyben az adott évben, esetleg a további években keletkezett valamennyi iratot. Ezt a rendszert változatlan alapszámos rendszernek szoktuk nevezni. Ezzel szemben kialakult olyan gyakorlat is, amely szerint, ha egy ügy több éven át húzódott, mindig az új esztendőben keletkezett első irat iktatószáma lett az alapszám. Ezt évenként megújuló alapszámos iktatási rendszernek nevezzük. Végül egyes esetekben az előrehaladó alapszámos rendszert alkalmazták, amely szerint mindig az azonos ügyre vonatkozó utolsó irat iktatószáma lett az alapszám. E rendszer szerint kezelt iratokat évek, azokon belül irattári tételek, ezeken belül alapszámok sorrendjében irattározták. Az egyes iratok viszszakereséséhez azonban újabb mutatóként az irattári sor könyvet alkalmazták, amely megmutatta, hogy valamely irat mely tételbe és mely alapszám alatt található. Az említett iratkezelési rendszerek közös jellemzője volt, hogy egy-egy szerven belül központilag valósultak meg. A közigazgatási eljárás egyszerűsítéséről szóló 1901. évi XX. törvénycikk alapján került alkalmazásra először a minisztériumokban, a decentralizált iratkezelési rendszer. Ez azt jelentette, hogy amíg korábban az egyes tárgyosz-