6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.
III. Irattári ismeretek - 1. Az irattári munka
adási követelményeire. (Egyes nem iktatott irattípusok gyakorlatban használatos tárolási módját a központi irattárral foglalkozó fejezet ismerteti.) A kézi és központi irattár közötti iratmozgás fontos mozzanata a szervek iratkezelésének. Az iratátadás-átvétel formai elemeit a szerv iratkezelési szabályzatában pontosan rögzíteni kell. Nem engedhető meg, hogy a kézi irattárból alkalmanként, a helyhiány sürgős enyhítésére ömlesztve kerüljenek be a központi irattárba az iratok, különösen a központi iratkezelésben dolgozók lehetetlen helyzetbe kerülnének és a központi irattár feladatait aligha tudná teljesíteni. Iratátadás a központi irattárnak A szerv iratkezelési szabályzatában kell rögzíteni azt is, hány évig tarthatók kézi irattárban az iratok és hány év után kerülhetnek a központi irattárba. A szervezeti egységek (központi iktatás esetén a kezelő iroda) csak lezárt évfolyamokat adhatnak át a központi irattárnak. Amennyiben ügyviteli okból egyes iratok visszatartása indokolt, azokat az átadás-átvételi jegyzék mellékleteként, ún. hiányjegyzékben fel kell tüntetni, az ügyirat keletkezési évének, irattári tételszámának, iktatószámának megjelölésével. A visszatartott ügyiratokat tárgyév végén le kell adni vagy ha ez még mindig nem lehetséges, meg kell sürgetni az iratátadást, ennek hiábavalósága esetén tájékoztatni kell az iratkezelésért felelős vezetőt. A több példányban készítendő átadás-átvételi jegyzőkönyvnek mindig magában kell foglalnia az átadó szervezeti egység megnevezését, az átadás időpontját, az átadásért felelős és az azt lebonyolító személy nevét. Iktatott iratoknál tartalmaznia kell az átadásra kerülő raktári egység megnevezését (csomó, köteg, doboz), az iratok keletkezési évét, az irattári tételszámot és az iktatószámkeretet. Iktatott iratanyag átadásakor természetesen a szervesen hozzá tartozó iktató-, mutató-, és sorkönyveket is át kell adni a központi irattárnak. Nem iktatott iratoknál a jegyzék adatai kiegészülnek az iratok tárgyának megnevezésével és az iktatószám természetesen nem szerepel. Iratátadási jegyzőkönyv mintája iktatott iratoknál:
