6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

II. Iratkezelési ismeretek - 1. Az iratkezelés folyamata

feltüntetjük az alapszámot. Az iktatókönyv rovatainak kitöltése Akármelyik iktatási rendszert alkalmazunk, az év elején érkező első irat száma egyes. (Számkeret alkalmazása esetén a számkeret első száma.) Az iktatást az év elejétől az év végéig folyamatos — megszakítatlan — sorrendben kell végezni. Célszerű az iktatókönyv sorszámait előre beírni, így elkerülhetjük a kihagyást, esetleg számtévesztést vagy ismétlést. Rendkívül fontos előírás, hogy egy sorszámon csak egy ügyet szabad iktatni. A dátumot, azaz az irat beérkezésének időpontját minden egyes irat mellett pontosan fel kell tüntetni. Nem szabad ismétlőjelet használni és a rovatot kitöltetlenül hagyni. Külön érdemes megjegyezni, hogy alszámos iktatási rendszer alkalmazásakor az alszám mellett kell az érkezés keltét feltüntetni. A beküldő nevének kitöltésével betűszavas rövidítéseket csak közismert nevek esetén szabad használni (pl. PM, FM stb.). Rövidítéseket csak olyan módon alkalmazhatunk, hogy abból félreértés semmiképpen ne származhasson. (Például a Magyar Országos Levéltár nevét semmi esetre sem jelölhetjük az iktatókönyvben MOL-nak, mivel az a Magyar Olaj és Gáz Rt. közismert rövidítése. Ellenben •— hogy a név rovatba kényelmesen beleférjen — Magy. Orsz. Levéltár-nak rövidíthetjük.) Rendkívül fontos a beküldő által megjelölt iktatószám bejegyzése is, mivel ez utólagos reklamáció, érdeklődés esetén, megkönnyítheti a visszakeresést. A tárgy rovatának kitöltésénél a legfontosabb, hogy megfelelő módon határozzuk meg, az irat tartalmi jellegének megfelelően. Nem elegendő és megtévesztő a formai jegyekre utaló tárgymeghatározás. Nem elégséges például a tárgy rovatba csak anynyit írni, hogy körlevél, fel kell tüntetni, hogy mire vonatkozik (például körlevél a munkatervek elkészítésének határidejére vonatkozóan). Persze, amennyiben lehetséges, a tárgyat minél tömörebben, lehetőleg egy-két szóban fogalmazzuk meg. A lényeg azonban az, hogy abból feltétlenül következtetni tudjunk az irat tartalmára. (Egyébként ily módon tudunk helyesen mutatózni és megfelelő módon alkalmazni az irattári terv tételszámait is.) Az ügyintéző neve rovatban általában csak decentralizált iratkezelés esetén tüntetjük fel az előadó nevét, központosított iktatási rendszer alkalmazásakor csak az ügy elintézésére kijelölt szervezeti egység (osztály, főosztály) neve — esetleg száma vagy