6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

II. Iratkezelési ismeretek - 1. Az iratkezelés folyamata

Az iktatóbélyegző lenyomatának a következő adatokat kell tartalmaznia: - a szerv neve és címe, - az iktatószám, - az iktatás időpontja (év, hó, nap) - mellékletek száma, - az ügyintéző neve, - az irattári terv szerinti tételszám. Az iktatóbélyegző lenyomatának az irat külső oldalán való elhelyezése után a rovatokat tollal kell kitölteni, hogy adatai meghamisíthatok ne legyenek. A dátum rovatánál a hónap nevét betűkkel, a mellékletek számát számmal kell feltüntetni. Ha egy irat több mellékletet tartalmaz, használatos az „iratcsomó" megjelölés is. Az iktatószám Az iktatószám az iktatókönyvben feltüntetett sorszámból (al-, alap- vagy főlajstromszámból), az évszámból és esetleg — iktatási rendszertől függően — az iktatást végző szervezeti egység szám-, ill. betűjeléből áll. Egyes — többnyire irányítószervező tevékenységet folytató — szerveknél, vagy önállóan iktató szervezeti egységeknél, célszerű a gyakran előforduló ügycsoportoknak egy-egy külön számot az iktatókönyvben fenntartani. Különösen praktikus ez azoknak az ügycsoportoknak az esetében, melyekkel kapcsolatban egyetlen intézkedés történik. Az ilyen célra fenntartott számot, számokat gyűjtőszámnak nevezzük. A gyűjtőszám általában egy általános tárgynak a száma, melyet — attól függetlenül, hogy milyen iktatási módot alkalmazunk — a rendelkezésre álló számkeret elején szokásos kijelölni, és az iktatókönyvben feljegyezni. A gyűjtőszámon nem lehet a második iratváltást nyilvántartani. Abban az esetben, ha ez mégis szükségessé válik, az iratot az iktatókönyv következő sorszámánál kell nyilvántartásba venni és a kapcsolatot utalással a „Megjegyzés" rovatban jelezni. A gyűjtőszám csak a hozzá tartozó irat beérkezésekor válik valóságos iktatószámmá. Gyűjtőszám alkalmazása esetén az arra a számra befutó valamennyi iratot alszámosan kezelik. (Akkor is, ha a szerv iktatási rendszere nem alszámos). A gyűjtőszámos ikta-