6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

II. Iratkezelési ismeretek - 1. Az iratkezelés folyamata

sítő útján érkezett vagy személyesen átadott küldemény burkolata sérült vagy esetleg láthatóan felbontották, ezt a tényt azonnal rögzíteni kell. A borítékra rá kell vezetni, hogy „sérülten érkezett". A postabontó ezt a tényt aláírásával igazolja. Postabontás A küldemények felbontásának rendjét a szerv az ügyrendjében és iratkezelési szabályzatában rögzíti. Az iratkezelés rendjéért felelős vezető állású dolgozó által megbízott személy — központi ügyiratkezelés esetén a központi kezelőiroda dolgozója — végzi a postabontást. Decentralizált ügyiratkezelésnél az egyes részlegek (telephely, főosztály, osztály) kezelőirodájának vezetője, ill. Annak megbízottja jogosult a postabontásra. Sok helyen — decentralizált vagy vegyes ügyiratkezelést alkalmazó szerveknél is — külön postabontó iroda működik, ahová az esetleg decentralizáltan átvett iratokat is továbbítják. Van olyan hely — kisebb ügyiratforgalom esetén — ahol az igazgató magának tartja fenn a postabontás jogát. Nem szabad felbontani, hanem közvetlenül a címzetthez kell továbbítani: - Azokat a küldeményeket, amelyek felbontásának jogát a vezető fenntartja magának. (A vezetőnek címzett hivatalos küldeményeket annak távoléltében helyettese, vagy megbízottja bontja.) - A névre szóló magánküldeményeket. (A névre szóló magánlevelet úgy szokták általában megkülönböztetni a hivatalos küldeménytől, hogy ott a személy neve az intézmény neve előtt szerepel, míg a hivatalos küldeménynél — ennek fordítottja áll fenn. Ha azonban kiderül, hogy a névre szóló levél hivatalos, akkor nyilvántartásba vételéről az elintézéséről a címzettnek haladéktalanul gondoskodni kell. Az egyes szerveknek joguk van elrendelni, hogy magánlevél a hivatalba ne érkezhessen.) - A szakszervezet(ek) címére érkezett küldeményeket. - A döntőbizottsághoz vagy panaszirodához érkezett küldeményeket. - A TÜK számmal érkezett küldeményeket (ezek kezelése külön előírások szerint történik). - Sok szervnél a humánpolitikai osztályokhoz érkező küldeményeket sem szabad felbontani. A felbontás nélkül továbbítandó küldemények körét az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni. Ha csak az irat felbontásakor derül ki, hogy a küldemény külön eljárás