6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

I. Igazgatási ismeretek - 5. Az iratkezelési szabályzatok a közelmúltban és napjainkban

zetének kialakításakor biztosítani kell az elektronikus iktatásra való áttérés lehetőségét. Fontos, hogy az elektronikus iktatási rendszer kialakításakor figyelembe vegyék az Informatikai Tárcaközi Bizottság ajánlásait. Az iratkezelés felügyeletével a helyi önkormányzat jegyzőjét indokolt megbízni. A korábbi szabályzattal ellentétben az új részletesen ismerteti a felügyelettel megbízott vezető feladatait: - felelős azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak, - évente ellenőrzi az iratkezelési szabályzat végrehajtását, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására, A III. fejezet a küldemények átvételével, érkeztetésével és felbontásával kapcsolatos teendők megfogalmazásához nyújt mintát. Az egyedi szabályzatokban a helyi gyakorlatból célszerű kiindulni, amennyiben az maradéktalanul megfelel mind a jogszabályi előírásoknak, mind az adott önkormányzatnak, akár át is lehet venni a korábbi szabályzat hasonló bekezdéseit. A legalapvetőbb feladatok: az átvételi jogosultság, a küldemények ellenőrzésének, az átvétel igazolásának, a sürgős, a sérült küldemények kezelésének szabályozása, a téves címzés esetén követendő eljárásnak a rögzítése, valamint a küldemények felbontására, szétosztására és érkeztetésére vonatkozó szabályok megállapítása. Fontos újdonság, hogy a telekommunikációs úton (faxok), elektronikus úton (E-mail, Internet) érkezett iratokról, az információk tartós megőrzését biztosító, jó minőségű, savmentes papírra másolatot kell készíteni. A IV. fejezet az iratok nyilvántartásáról szól. Újdonság, hogy az iktatás hagyományos (kézi) módja mellett bekerült az elektronikus (számítógépes) iktatás, külön rendelkezés tartalmazza a nem papíralapú, elektronikus adathordozón készült, érkezett iratok iktatásának módját. Az iktatás leírásakor az egyedi szabályzatban különösen figyelni kell a helyi sajátosságokra, a helyi gyakorlatra, esetenként más, az iratok nyilvántartásával kapcsolatos jogszabályokra. Ilyen odafigyelést igényel a nem iktatandó iratok köre. Az általános gyakorlat szerint nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartásba venni és kezelni a pénzügyi számlákat, bizonylatokat; munkaügyi nyilvántartásokhoz kapcsolódó iratokat, anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat és iratokat. Nem kell iktatni a bemutatás vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett ún. átfutó iratokat. Nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántartás-