5. Levéltári mikrofilmezés. Módszertani ajánlás. A Levéltári módszertani füzetek 1. átd., jav. kiad. Bp. 2000. MOL 54 p.

A mikrofilmgyűjtemény kezelése

kell állományba venni, törekedni kell az egykori beérkezés keltének megállapítására, és ezt kell a rovatba írni zárójelben annak szemléltetésére, hogy nem egyidejű bejegyzésről van szó. Ad cl Az eredeti levéltári anyagot őrző intézmény vagy személy nevét hivatalos alakban (külföldieknél saját nyelven) kell megadni. Személyek esetében ajánlatos lakóhelyet is megjelölni. Nyomtatott (könyvtári) anyag esetében ennek a rovatnak kitöltése mellőzhető. Ilyenkor a nyomtatvány-jellegre kell itt utalni. Ad d/ E rovatban levéltári anyag esetében a filmezett anyag fondjának, állagának, kézirattári gyűjteményének nevét és törzsszámát kell megadni. Kivételek a több fond anyagát felölelő átmeneti gyűjtemények (lásd a 19. pontot), amelyek esetében e rovatba az átmeneti gyűjtemény címe kerül. — Ha a növedék nem teljes fond vagy állag anyagát tartalmazza, úgy megjelölendő a filmen levő fond- vagy állagrész (sorozat, kötet stb.) vagy az a szempont, amelynek alapján a törzsegység anyagában a válogatás történt (pl. X megye jelentései). — Magános birtokában levő levéltári anyag esetében utalni kell arra, hogy az illetőnek valamennyi történeti értékű iratáról készültek-e felvételek vagy csak válogatott darabokról. Utóbbi esetben a válogatás szempontját kell e rovatban megadni. (Pl. csak a bemutatott iratok.) — Könyvtári anyag esetében e rovatba a mű könyvészeti leírása kerül. Ad e/ Az önkormányzati levéltárakban a mikrofilmgyűjtemény (mikrofilmtár) a „Gyűjtemények" fondfőcsoport egyik fondja. Ennek értelmében törzsszáma a fondfőcsoportot jelölő római szám és egy arab sorszám. Mivel a fondon belül különböző levéltárak különböző fondjainak, állagainak reprodukciója található, ezeket nyilvántartás szempontjából elkülönítve lehet és kell kezelni. Ezek a mikrofilmgyűjtemény állagai, de az általános gyakorlattól eltérően ezeket az állagokat nem betűkkel, hanem sorszámokkal kell megkülönböztetni. Ennek értelmében egy mikrofilmgyűjteménybeli állag törzsszáma a fondfőcsoportot jelölő számon kívül egy állandó és egy változó arab számból áll. (Pl. XV-2. 17.) Ha ugyanabból a levéltári fondból, állagból újabb felvételek érkeznek, azok természetszerűleg ugyanannak a mikrofilmtári állagnak az állományába kerülnek. Általában célszerű a mikrofilmtári állagot az eredeti levéltári anyag fond-, állagos fond esetében állagszintjével azonosan megállapítani, tehát egy eredeti állag a mikrofilmtárban is külön állag legyen. Ettől azonban indokolt esetben mindkét irányba el