4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.
I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás
Az utóbbi években kiadott irattári tervek egyre gyakrabban az ún. „a" és „b" őrzési helyeket különböztetnek meg. Az „a" hely általában az irat készítője, az a szervezeti egység, akitől az irat irattározása számonkérhető, azaz ő köteles a több példányban készülő irat 1 példányát, vagy az ügyx'iteli érték megszűntéig, vagy a levéltár-érettségig megőrizni. Az ún. „b" helyek ezen több példányos iratokat csak addig őrzik, amíg azt a saját ügyvitelük szükségessé teszi, azt követően szabályszerű eljárás során selejtezhetik. Az irattári tervnél figyelembe kellett venni az iratok hatályának időtartamára vonatkozó jogszabályokat. A pénzügyi, munkaügyi és a személyzeti iratok kötelező őrzési idejére a szaktárcák rendszeresen adtak utasításokat. Az egyéb iratok esetében a szerv illetékesei, ismerve sajátos tevékenységüket tudták csak meghatározni, hogy az irat ügyviteli értéke meddig él. A történeti értékű iratok körének meghatározásához az illetékes levéltár véleményét, s esetleg előzetes szaktanácsát kellett kérni. Mind az ügykörökre épülő, mind a szervezeti egységekre épülő irattári terveknél alapvető szempont volt, a tényleges ügykörök pontos tisztázása, s a változások átvezetése. Egy-egy megszűnt ügykör tételszámát nem volt szabad egy új ügykörre felhasználni, mivel ez a későbbiekben komoly kavarodást okozhatott. Számítva az ügykörök bővülésére, célszerű volt egy-egy témakör után szabad tételszámoknak helyet hagyni. Amennyiben az iktatóhelyek számában változás történt, úgy ezt az iratkezelés rendjéért felelős vezető köteles volt az irattári tervbe, mint módosítást bevezetni, s ezt valamennyi iratkezelőhöz eljuttatni. Irattári tételszámok törlése, vagy új alkalmazása esetén előzetesen ki kellett kérni az illetékes levéltár véleményét. A tvr. iratkezelési szabályzatok kötelezővé tétele mellett az iratkezelés levéltár által történő ellenőrzését is elrendelte. A rendelet kimondja, hogy a szerv iratainak átvételére rendeltetésszerűen jogosult (a továbbiakban illetékes) levéltár az iratkezelési szabályzat alapján ellenőrzik szerv iratkezelésének rendjét, iratainak védelmét, s az irattári selejtezést. Az iratkezelés rendjének ellenőrzéséről a levéltár előzetesen írásban értesíti az ellenőrzendő szerv vezetőjét. Az ellenőrzés kiterjedt: - az iratkezelés folyamatára, különösen arra, hogy biztosított-e történeti értékű iratok fennmaradása, - az irattárra, - az iratkezelés megfelelő ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek vizsgálatára.
