4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.
I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás
Iratkezelési szabályzat : utasítás, mely szabályozza az iratok, a bármely technikai eljárással készült kép- és hangfelvételek, a gépi adatfeldolgozás során keletkezett adathordozók biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel való ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő adását. Irattári terv , jegyzék, mely rendszerbe foglalja azokat az irattári tételeket - tárgyi csoportokat, melyek szerint a szerv az iratait csoportosítja. A szerv ügykörének és szervezetének figyelembevételével kialakítja az irattári tételeket. Meghatározza, mely irattári tételek iratai nem selejtezhetők, illetve hogy mikor adandók levéltárba, valamint azt, hogy mely tételek, s hány év után selejtezhetők. A tvr. a hatálya alá tartozó szervek számára a levéltári anyag védelme, s a hozzájuk fűződő ügyviteli és levéltári érdek biztosítása végett elrendelte az iratkezelés célszerű rendszerének kialakítását Az iratkezelés szabályozásának elveit a hivatkozott kormányrendelet „Irányelvek és iratkezelés szabályozásához" című melléklete tartalmazta. A rendelet előírta, hogy a szerv köteles iratkezelésének és irattárának irányítására és ellenőrzésére egy vezető állásújszemélyt megbízni, az irattárosi feladatok ellátására pedig irattárost alkalmazni. Országos, megyei, vagy közvetlen felügyelete alatt álló szervnél irattáros munkakört csak középiskolai végzettséggel és irattárosi képesítéssel rendelkező személy tölthet be. A szerv vezetője köteles az iratkezeléshez szükséges személyi és tárgyi feltételeket biztosítani, (pl. íróanyag, íróeszköz, irattároló anyag), valamint tűz, víz, növényi és állati kártevők ellen biztosított irattárat fenntartani és betartani az iratkezelésre vonatkozó érvényes jogszabályokat. A kormányrendelet elrendelte az iratkezelési szabályzatok kiadását, 1972. január 1jei, módosított határidővel. Szabályzatot minden esetben csak a művelődésügyi miniszter egyetértésével adhatott ki az illetékes szakminisztérium, vagy az országos hatáskörű szerv vezetője. A kormányrendelet ezen szerveket a felügyeletük alá tartozó szervek számára minta-iratkezelési szabályzatok kiadására is kötelezte. - A mintaszabályzat alapján az állami szerv köteles volt elkészíteni saját szabályzatát. A kormányrendelet meghatározása szerint az iratkezelési szabályzat célja a korszerű ügyvitel igényeihez igazodó, azt minél inkább segítő iratkezelési rendszer kiválasztása, mely biztosítja az iratokban történő egyszerűbb és gyorsabb eligazodást, a visszakereshetőséget, valamint az iratok biztonságos fennmaradását, egyúttal útmutatást ad
