4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 7. Iratkezelési reformok 1945 után

Bizonyos hatással volt az egyes szervek iratkezelési rendszerének újjáalakítására az iratok védelméről és selejtezéséről szóló 45/1958.(VII.30.) Korm. sz. rendelet, amely előírta, hogy az állami hatóságok és hivatalok, intézetek, intézmények, valamint a vállalatok és egyéb gazdálkodó szervek a működésük során keletkezett vagy birtokukba jutott iratok őrzéséről és selejtezéséről kötelesek gondoskodni és ennek részletes szabályozását a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben az illetékes miniszter, illetve az országos hatáskörű szerv vezetője tartozik meghatározni. Valójában azonban az országos főhatóságok és a felügyeletük alá tartozó szervek többsége a fent ismertetett tanácsi mintairatkezelési szabályzatot vette alapul a saját iratkezelési rendszerének szabályozásánál. így általában visszatértek a naplószerű iktatáshoz és a mutatózáshoz. A csoportszámos rendszer idején követett gyakorlatot fenntartva azonban az egyes ügyeket sorszámozták és azok részeit, az egyes iratváltásokat alszámokon tartották nyilván. A többfordulós ügyek gyakorisága miatt egyes intézményeknél a négy alszámos iktatás mellett bevezették a nyolc alszámos iktatást. Olyan ügykörök esetében, amelyekben több egyfordulós ügyirat keletkezett (pl. jelentések és azok jóváhagyása), bevezették ezek gyűjtőszám alatti iktatását. Több szervnél az évenként ismétlődően jelentkező ügyeket (pl. éves terv, költségvetés, beszámoló) fenntartott számon, azaz minden évben ugyanazon számon iktatták. (A rendelkezés egyéb vonatkozásaira a levéltártörténeti részben még visszatérünk.) A kormányrendeletnek a tanácsokra vonatkozó végrehajtási szabályait az 1/1960. (TK 10.) KE sz. utasítás fogalmazta meg. Az utasítás 3. §-a kimondta, hogy az ügyintézés, illetőleg az iratmegőrzés céljából az ügyiratokat a minta szabályzat szerint kell nyilvántartásba venni. Az utasítás jelentősége tehát egyrészt abban áll, hogy megjelent az iratvédelem, mint iratkezelési szempont, másrészt abban, hogy előírta a levéltáraknak, mint szakintézményeknek a közreműködését a selejtezési eljárás során, ezzel megtéve az első lépést az ügyviteli és történeti érdekek összehangolására. Az utasításban újszerű az a rendelkezés is, mely szerint a községeknél előforduló iratokat megőrzésre a járási tanácsoknak kellett - megfelelő jegyzék kíséretében - átadni. 1964. január l-jén lépett hatályba a tanácsi szervek ügyiratkezeléséről szóló 1028/1963.(XII.17.) Korm. sz. határozat végrehajtására kiadott 5/1963. (TK 78.) KE sz.