4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 4. A hazai irattári rendszerek kialakulása

Az 1540-es években működő helytartóság iratkezeléséről keveset tudunk. A rendelkezésre álló adatokból kiderül, hogy az ügyeket intéző titkár és írnokok a beérkezett iratokra a dátumot, a kézhezvétel napját, a levélíró nevét és a tartalmi kivonatot jegyezték fel, olykor az elintézést is, de egyiket sem következetesen és rendszeresen. Fogalmazvány nem maradt fenn. Volt a helytartóságnak egy leveleskönyve. Ennek vezetése 1551 februárjában megszakadt. A török háborúk alatt gyakorlatilag nem működő helytartóság helyett 1724-ben került sor a helytartótanács létrehozására. Szervezete tanácsból és segédhivatalokból állt. A tanács munkájában részt vettek a titkárok, akik az elintézés fogalmazványát készítették a fogalmazó segítségével, és a jegyzőkönyvet vezető jegyző is. Az 1780-as évekig csak két segédhivatal működött: a számvevőség és az iroda. Az irodában az irodaigazgató felügyelete alatt a lajstromozó tiszt lajstromot (regesztrumot) készített a tanácsülés elé kerülő ügyekről. Az elintézett iratokat szétbontották, és azokból alaki állagokat hoztak létre, melyek a kamaránál és a kancelláriánál kialakult gyakorlat szerint egyoldalú sorozatok voltak, vagy csak a beadványokat vagy csak a kiadmányok fogalmazványait tartalmazták. Ilyen állagok a XVIII. század utolsó harmadáig (néha még a következő évtizedekben is) találhatók meg a helytartótanács levéltárában. Például: C 13. Benigna mandata 1724-1848 (kancelláriai leiratok) C 14. Insinuata Camerae Hungaricae 1724-1778 (magyar kamara átiratai) C16. Relationes commisariatus provinciális 1728-1778 (országos hadbiztosság jelentései) Az iratanyagot folyamatosan készült tanácsülési jegyzőkönyvek egészítik ki. Az iratkezelésben változások az 1760-as évektől következtek be, melyek visszamenőlegesen érintették a XVIII. század első felében keletkezett iratok rendszerét is, amiről a következő fejezetben szólunk. (Nyulásziné Straub Éva, Szögi László)