4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

III. Levéltári ismeretek - 6. A levéltári rendezés

és segédleteinek figyelembevételével döntünk afelől, hogy milyen módon alakítsuk ki a fond struktúráját. A rendezési tervnek az adott fondra vagy állagra vonatkozóan a következő adatokat, ismertetéseket kell tartalmaznia: 1. A fondképző rövid történeti áttekintése (alakulás, felügyelet,módosulás, megszűnés), 2. Feladatkör, hatáskör, 3. Szervezeti felépítés (szervezeti szabályzatok, ügyrendek alapján, követni kell az iratokban tükröződő változásokat), 4. Iktatás, irattározás (az iratkezelési szabályzatok, valamint az iratok alapján, az iratok irattári rendje), 5. A levéltárba került iratok, beszállításuk (a beszállítások időpontjai, az iratanyag terjedelme), 6. Az iratanyag állapota (az iratok levéltári raktári rendje, selejtezettsége, az ügyviteli segédletek adatai, átadás-átvételi jegyzékek), 7. Az iratok rendezése (az előző hat pontban foglaltak alapján kell eldönteni a rendezés módját és a rendezés végrehajtásának sorrendjét, a rendezés helye, előrelátható időtartama, a rendezendő iratok mennyisége raktári egységben, segédlet készítése, levéltári és raktári jelzetelés, stb.). A középszintű levéltári egységek kialakítása Maga a középszintű rendezés lényegében a középszintű levéltári egységek kialakítását jelenti. Sorozatoknak nevezzük az állagon, állag nem létében pedig a fondon belüli, a tételnél, azaz a legkisebb tárgyi egységnél nagyobb levéltári egységeket, melyeket iratfajták szerint, időrendi vagy tárgyi alapon alakítanak ki, vagy alakultak ki. A magyarországi iratkezelésnek századokon át jellegzetes formái voltak a sorozatok. A központi kormányszerveknél pl. külön sorozatokban helyezték el, és őrizték a tanácsülési jegyzőkönyveket, az iktatókönyveket, az uralkodótól érkező leiratokat, a különböző szervektől és magánosoktól érkező beadványokat, a kiadványok fogalmazványait, stb. Sorozatoknak tekintjük az ügyvitel során készített különböző segédleteket is, mint iratfajtákat, amelyeket rendszerint ugyancsak különböző sorozatokba vontak össze. Sorozatot lehet kialakítani tárgyi alapon is, olyan módon, hogy több kisebb tárgyi levéltári