4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

III. Levéltári ismeretek - 6. A levéltári rendezés

Az iratanyag őrzése és feldolgozása 6. A LEVÉLTÁRI RENDEZÉS A levéltárak elsődleges feladata a levéltári anyag megőrzése és az abban foglalt adatok mindenirányú felhasználhatóvá tétele, vagyis az átvett, illetve a gyűjtött levéltári anyag nyilvántartása, szakszerű kezelése, biztonságos megőrzése és feldolgozása. A belső levéltári tevékenység éppen azokból a munkafajtákból áll, amelyek a végeredményt, vagyis az iratanyag feldolgozottságát célozzák meg. Az iratok feldolgozása a következő munkafajtákat jelenti: az iratanyag rendezése (és ennek kapcsán levéltári jelzetelése), raktári egységekre osztása (és ennek kapcsán raktári jelzetelése), valamint segédletekkel való ellátása. E munkafajtákhoz csatlakozik még a selejtezés is, amelynek azonban a levéltári feldolgozás folyamán nincs meghatározott helye, csupán a fondokra és állagokra való szétválasztást nem előzheti meg. A rendezés az iratanyagot őrző intézménynek arra irányuló tevékenysége, hogy az őrizetében lévő levéltári anyagot - annak biztonságos megőrzése, főleg pedig minél használhatóbbá tétele érdekében - kisebb-nagyobb részekre tagolják, és az így kialakított részeket csoportosítsák, azok egymáshoz való viszonyát kialakítsák, helyét az illető levéltári intézmény egész anyagán belül meghatározzák. A levéltári rendezés kétirányú tevékenység. Egyfelől a munka során a levéltári anyag nagyobb részeit kisebb részekre bontják, másfelől kisebb részeit nagyobb részekbe fogják össze. A rendezés jelenti az iratok csoportosítását - levéltárak között - fondok között - fondokon belül. Az iratok levéltárak közti csoportosítását az intézmények illetékességi és gyűjtőköre határozza meg, így indokolt, hogy a kérdést még egyszer áttekintsük. A levéltárak illetékességi és gyűjtőköre A levéltárak alapvető feladata a történeti értékű iratok és iratnak minősülő anyagok (pl. kép- és hangfelvételek) gyűjtése és őrzése. Ilyen dokumentumokat azonban, ha nem is elsődleges céllal, de gyűjtenek és őriznek más tudományos intézmények is. A levéltárak