4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

kezelésével összefüggő kérdésekre terjed ki. Az egyetértési jog gyakorlása során felmerült vitában a Művelődési és Közoktatási Minisztérium dönt. Az illetékes közlevéltár a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzata alapján ellenőrzi a szerv iratainak védelmét, s az iratkezelés rendjét. Az illetékes levéltár képviselője e feladat ellátása során: - beléphet a szerv iratkezelői, irattári helyiségeibe, betekinthet az iratkezelői nyilvántartásokba, s ellenőrizheti az iratkezelés folyamatát - szaktanácsot ad iratkezelési kérdésekben. A nem selejtezhető, maradandó értékű iratok épségben való fennmaradását veszélyeztető hibákra figyelmeztet, s arról jegyzőkönyvet vesz fel. A hibák, hiányosságok megszüntetésére határidőt állapít meg. Amennyiben a megadott határidő lejártáig a szerv 3 jelzett hibát nem javította ki, úgy a levéltár a szabálysértési eljárás megindítása céljából a felügyeleti szervet értesíti. Felügyeleti szerv hiányában az eljárást maga a levéltár kezdeményezi. A maradandó értékű lezárt ügyek iratait a keletkezés naptári évétől számított 15 ö után kell az illetékes közlevéltárnak átadni! (Az átadás gyakorlati kérdéseivel a későbbiekben foglalkozunk.) A 15 évnél régebbi állami vagy szolgálati titkot tartalmi/ó maradandó értékű iratokat a minősítés időtartamának lejáratát követő év végéig kell 1: illetékes levéltárnak átadni. Az iratőrző szerv kezdeményezésére indokolt esetbe* minősített iratot (államtitok, szolgálati titok) az érvényességi idő lejárta előtt is át lchr adni a levéltárnak. Indokolt esetnek tekinthető pl. jogutód nélküli megszűnés, felszámol 11 stb. Ezekben az esetekben azonban a később még tárgyalandó, az államtitokról c% szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. tv., valamint a végrehajtásra kiadó* 79/1995.(VI.30.) Korm. sz. rendeletben foglaltak szerint kell eljárni. Számítástechnikai rendszerben, illetve mágneses adathordozón csak rejtjelez** tárolható államtitkot, vagy szolgálati titkot tartalmazó információ. A minősített adató* átadás-átvételének részletes szabályait az átadó-átvevő szervek titokvédelmi szabálv/j«u tartalmazza. (A kezelésükre vonatkozó előírásokat ld. az I. 12. fejezetben!) Az 1 iratkezelésre vonatkozó előírásai vonatkoznak az önkormányzatokra is, a részire szabályozás területén azonban még az 1982. és 1984. évi rendelkezések az irányadóak