4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

az ügy típusát ágazati selejtezhetőségét, hovatartozását illetve annak idejét mutatja. Például: 28-U-O Hivatalok belső átszervezése 28 = ügykörszám U = ágazati hovatartozás - titkárság O = Nem selejtezhető 24-E-3 Építési engedélyek elutasítása E = Építésügy 3 = Selejtezési jel (és nem idő!) A jelrendszeren belül a selejtezési jelet 1-től 6-ig arab számmal jelölik: 1 csoport 2 év után selejtezhető 2 csoport 5 év után selejtezhető 3 csoport 10 év után selejtezhető 4 csoport 15 év után selejtezhető 5 csoport 30 év után selejtezhető 6 csoport 75 év után selejtezhető 0 csoport nem selejtezhető, ahol megadják a levéltárba adás idejét is. Az irattári terv általános és különös részből áll. Az általános rész azokat az ügyfajtákat tartalmazza, amelyek valamennyi vagy több szakigazgatási szervnél is előfordulnak. (Ilyen pl. az alkalmazási iratok.) Az általános rész ügyköreihez az irattári terv nem adja meg az ágazati betűjelet, hanem azt a betűjelet kell konkrét ügynél alkalmazni, ahol az irat keletkezett. Az előbbi példánál maradva, ha mondjuk a művelődési osztály alkalmazott valakit, akkor a „P" betűjelet kell az irattári jelnél használni, vagyis Ol-P-6 lesz az irattári jele, az egészségügynek viszont a ,3" az ágazati betűjele, ott 01-B-6 írandó irattári jelként. A különös rész igazgatási ágazatok szerinti csoportosításban (pl.: pénzügy, munkaügy, kereskedelem) sorolja fel az adott ágazatban előforduló ügyfajtákat, illetve azok irattári jeleit. Az 1973-as szabályzat mondhatni iskolát teremtett a korszerű iratkezeléshez, azonban az irattári terv összeállítói nem vették figyelembe az iratok minősítésénél az egyes