3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 4. Ügyvitelszervezési ismeretek

Alapanyaga finom szemcsézetű, nagy felbontó képességű film, amely az eredeti dokumentumok mását jó minőségben és tartósan rögzíti. A mikrofilmek tekercs és fílmlap (mikrofiche) formában egyaránt készülhetnek. Vágásukkal, más formákba illesztésükkel sokféle mikrofonná (mikrofilmcsík, kocka, ablakos mikrofilmkártya stb.) nyerhető. A mikrofilmek szélessége 8-16-35-70-105 mm lehet, közülük a 26 és 35 mm szélességűek a legelterjedtebbek. Hosszuk általában 30 m. A mikrofilmezés művelete számítógéppel is összekapcsolható. A mikrofilmezés komplex tevékenység, amely magában foglalja a dokumentumok előkészítését mikrofilmezésre, a mikrofilmek (negatívok és pozitív másolatok) előállítását, kidolgozását és ellenőrzését. A mikrofilmezés ügyviteli, biztonsági, valamint állagmegóvó (irathelyettesítő) célú lehet. Az ügyviteli célú mikrofilmezés a gyors és pontos tájékoztatáson kívül korszerűsíti az ügyvitelt, csökkenti a helyhiányt (a papíralapú dokumentumokkal szemben 90-95%-os helymegtakarítást biztosít), hosszú őrzési időt garantál, növeli az őrzésbiztonságot, előmozdítja az állagvédelmet, megfelelő nyilvántartás mellett gyors visszakeresést tesz lehetővé, egyszerűsíti a kölcsönzést és postázása is olcsóbb. A mikrofilmes dokumentációs rendszer alkalmazása a szervek ügyviteli igényeinek függvénye. A mikrofilm tulajdonságai révén helyettesítheti az eredeti iratokat. Ügyviteli célú alkalmazását azonban szigorú előfeltételekhez kötik. A Minisztertanács Tanácsi Hivatala elnökének 1/1982. MT TH sz. utasítása a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól ezért foglalkozott részletesen a mikrofilmezés követelményrendszerével. Előírta a megfelelő minőségű és kellő számú gépi berendezés meglétét, az alkalmazandó mikrofilm-technológia gondos és előzetes szabályozását, a megfelelő minőségű anyagok használatát, az előkészítés, a feldolgozás, a nyilvántartás, a raktározás stb. szabályozását. A mikrofilmfelvételeket különféle mikrofilmfelvevő berendezésekkel készítik. A folyamatos rendszerű 16 mm-es felvevőkamerák, amelyeket általában ügyviteli célú mikrofilmezésre használnak, lehetnek 16 mm-es és/vagy 35 mm-es, tekercsfilmmel működő, szakaszos rendszerű kamerák, amilyeneket a könyvtárak és a levéltárak használnak. A mikrofiche-felvevő készülékek A/6 méretű síkfilmmel vagy 105 mm-es tekercsfilmmel működnek, amelyeket 105x148 mm-es méretű mikrofílmlapokra